Schulungskonzepte im Vergleich: Klassische Anwenderschulung vs. Train-the-Trainer-Konzept

Gut durchdachte Schulungskonzepte sind das A und O für eine gelungene CRM-Einführung. Denn erst, wenn alle Ihre Mitarbeiter die Funktionalitäten des CRM-Systems kennen und den Mehrwert verstehen, werden Sie es auch gewinnbringend einsetzen. Durch Anwenderschulungen stellen Sie sicher, dass sich die Investition in das neue System lohnt. Das spiegelt sich letztlich auch in Ihren Ergebnissen wider. 

Aktuell wird die klassische Anwenderschulung zunehmend durch das Train-the-Trainer-Konzept verdrängt. Doch welche Variante passt besser zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens? Um Ihnen bei der Bewertung zu helfen, stellen wir einen Vergleich beider Schulungskonzepte an.

Die klassische Anwenderschulung

Bei diesem Konzept werden die Anwenderschulungen von externen Produkttrainern durchgeführt. Diese bringen die benötigte Trainingsexpertise mit und sind mit der Handhabung des Produkts und häufig auftretenden Fragen der Anwender bestens vertraut.

Der Vorteil dieses Schulungskonzepts liegt hier bei einer einfachen Planung und Durchführung, da nur ein geringer Aufwand auf eigene Ressourcen fällt. Daraus ergibt sich eine einfache Kostenkalkulation. Außerdem bringt ein externer Trainer einen reichhaltigen Erfahrungsschatz aus bereits durchgeführten Trainings mit und weiß genau, wo bei den Anwendern Schwierigkeiten auftreten können.

Tipps für die klassische Anwenderschulung:

1.  Anwendergruppen definieren: Überlegen Sie genau, welche Inhalte für welche Anwendergruppen wichtig sind. Stimmen Sie die Lehrinhalte mit dem Trainer ab, damit nur relevante Inhalte thematisiert werden.
2.  Internen Fachexperten hinzuziehen: Idealerweise unterstützen Sie die Schulungen mit einem Fachexperten aus dem eigenen Haus (sog. Key-User), der die „firmeninterne Sprache“ spricht und bestens über Ihre Prozesse Bescheid weiß. Er unterstützt den Trainer bei spezifischen Fragen und vermittelt den Teilnehmern Sicherheit. Das optimiert den Erfolg des Schulungskonzepts.
3.  Schulung neuer Anwender: Stellen Sie sicher, dass (neue) Mitarbeiter, die nicht bei den Schulungen dabei waren, eine „gleichwertige“ Unterweisung bekommen. Eine Einweisung durch direkte Kollegen ist oft unvollständig oder nicht im Sinne des gewünschten Prozesses.
4.  Regelmäßige Nachbetreuung: Frischen Sie das Wissen Ihrer Anwender regelmäßig auf, justieren Sie Abläufe nach und informieren Sie zielgruppengerecht über Änderungen und Neuerungen im Produkt (beispielsweise durch interne Newsfeeds).

Das Train-the-Trainer-Konzept

Beim Schulungskonzept „Train-the-Trainer“ führen ausgewählte Mitarbeiter des eigenen Unternehmens die Anwenderschulungen durch – sozusagen „von Kollegen für Kollegen“. Um Ihre Mitarbeiter optimal auf ihre neue Rolle vorzubereiten, ist eine zielgerichtete Ausbildung notwendig. Bedenken Sie hierbei, dass diese Mitarbeiter eine entscheidende Multiplikatoren-Rolle als Befürworter und Vorbild für die Systemnutzung und -akzeptanz einnehmen.

Beispielhafter Ablauf eines Train-the-Trainer-Konzepts:

Die Ausbildung zum Trainer beginnt für gewöhnlich mit zwei Train-the-Trainer Workshops. Im ersten Workshop werden die Grundlagen und Basis-Funktionalitäten des Systems vermittelt. Der zweite Workshop befasst sich mit tieferführenden Funktionalitäten und der Erarbeitung der fachlichen sowie didaktischen Schulungsmaterialien. Die Zeit nach den Workshops nutzen die Trainer für die individuelle Vorbereitung. Danach sind alle Vorbereitungen getroffen und die Anwenderschulungen können starten. Im Idealfall pflegen die Trainer den Trainerleitfaden gemeinschaftlich weiter.

Der größte Nutzen des Train-the-Trainer-Konzepts liegt in der Fachexpertise im eigenen Haus. Das ist besonders für Nachschulungen oder aufkommende Fragen bei den Anwendern von Vorteil. Der positive „Er-ist-einer-von-uns-Effekt“ sollte hierbei nicht unterschätzt werden. Außerdem hat das Projektmanagement so einen direkten Kommunikationskanal zu den Anwendern.

Tipps für das Train-the-Trainer-Konzept

1. Geeignete Trainer finden: Die Auswahl der richtigen Personen ist essentiell für den Erfolg Ihrer Anwenderschulungen. Wählen Sie Mitarbeiter, die neben der fachlichen Kompetenz, für die Trainerrolle geeignet sind und diese Rolle auch einnehmen wollen. Außerdem muss die Rolle mit den bisherigen Tätigkeiten vereinbar sein.
2. Zeit der Ausbildung: Die Ausbildung zum Trainer benötigt eine gewisse Reifezeit. Nach dem Erlernen der Grundlagen muss genug Zeit zur Verfügung stehen, um eigene Praxiserfahrung mit der Software zu sammeln. Erst dann besitzen die Trainer den nötigen Durchblick, um sich mit komplexeren Prozessen zu beschäftigen und ihre Fähigkeiten auszubauen.
3. Leitfaden für Trainer: Es empfiehlt sich, die Schulungsunterlagen um spezifische Trainerinfos zu ergänzen. Ein Leitfaden für Trainer umfasst beispielsweise die zeitliche Feinplanung, Vorgehensweisen, individuelle Beispiele sowie Hinweise zu Fallstricken und FAQs. Damit sind Ihre Trainer bestens für die Schulungen gerüstet.
4. Regelmäßiger Austausch: Initiieren Sie einen regelmäßigen Austausch unter den Trainern. Neben dem reinen Erfahrungsaustausch können auch Fragestellungen und auftretende Schwierigkeiten der Anwender diskutiert werden. Dies fördert die Motivation und gibt neue Impulse für die eigenen Trainings.

Der Vergleich zeigt: Eine Kombination der Schulungskonzepte lohnt sich

Die klassische Anwenderschulung punktet mit einfacher Koordination und der Anwesenheit von Experten. Der große Vorteil des Train-the-Trainer-Konzeptes liegt darin, die Expertise im eigenen Hause aufzubauen: Dadurch ist die Einarbeitung neuer Anwender nachhaltig und unabhängig sichergestellt.

Idealerweise kombinieren Sie Schulungskonzepte miteinander:
Bilden Sie gleich bei der Software-Einführung eigene Trainer mit aus, die die externen Trainer als Fachexperten begleiten. Ihre auserkorenen Trainer können so bereits Teile der Schulungen übernehmen und langfristig eigenständig neue Anwender und/oder neue Funktionalitäten schulen.