Agile Methoden: So funktioniert Scrum

Sprints, Product Owner, Inkrement – den ein oder anderen Begriff haben Sie sicherlich schon einmal gehört. Sie alle gehören zur Scrum Methode – eine heutzutage weit verbreitete Methode des agilen Projektmanagement. Aber was genau ist Scrum eigentlich? Und wie funktioniert die agile Methode?

Was ist Scrum?

Ursprünglich stammt der Begriff Scrum aus dem Rugby und bedeutet so viel wie „dichtes Gedränge“. Auch im Rugby, ist gute Teamarbeit und eine flexible und schnelle Reaktion auf Veränderungen im Spiel wichtig. Deshalb bezeichnet Scrum im Bereich der Softwareentwicklung ein Framework für die Zusammenarbeit von interdisziplinären Teams. Das Framework, der sogenannte Scrum Guide, geht zurück auf Ken Schwaber und Jeff Sutherland, die in den 1990er Jahren Scrum entwickelten.

Definition Scrum

Scrum ist eine Methode des agilen Projektmanagements, welche auf verschiedenste Projekte angewendet werden kann. Genauer gesagt, bezeichnet es ein Rahmenwerk, das das Arbeiten in Teams durch definierte Rollen, Events und Artefakte formt. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement gibt es bei Scrum keine starren Projektphasen und keine Projektleitung, die Aufgaben an das Team verteilt. Das Team arbeitet selbstorganisiert und kann so flexibel und schnell auf veränderte Anforderungen im Projekt reagieren. Der Scrum Product Owner ist hauptverantwortlich für Kommunikation mit Stakeholdern und die Wertmaximierung des erstellten Produkts. Anwendung findet das Vorgehensmodell insbesondere in der agilen Softwareentwicklung. Heute wird die Scrum Methode aber auch in vielen anderen Bereichen eingesetzt. Da es sich um eine agile Projektvorgehensweise handelt, gibt es nur wenige Regeln. Diese basieren auf dem Scrum Guide von Ken Schwaber und Jeff Sutherland.

Was sind die Regeln von Scrum?

Beim Scrum Ansatz wird Wissen aus Erfahrung gewonnen. Die Arbeitsweise erfolgt in kleinen Schritten (inkrementell) und wiederholend (iterativ). Demnach gibt es auch verschiedene Rollen, Meetings und Dokumente, die für den Ablauf und die Zusammenarbeit nach Scrum entscheidend sind. Aus folgenden drei zentralen Elementen setzt sich das Scrum Framework zusammen:

• Scrum Rollen (handelnde Personen, aus denen sich Scrum Teams zusammensetzen): Product Owner, Scrum Master, Entwickler
• Scrum Events (Ereignisse und Meetings): Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective
• Scrum Artefakte (Dokumente, Arbeit, Wert): Product Backlog, Sprint Backlog, Inkrement

Welche Rollen gibt es bei Scrum?

Bei Scrum lassen sich drei verschiedene Rollen unterscheiden, aus denen sich jedes Scrum Team zusammensetzt. Diese sind gleichgestellt, es gibt keine Hierarchien und kein Management. Sie treten als eine geschlossene Einheit von Fachleuten auf, die das Produkt-Ziel im Auge haben:

Die Rolle Scrum Master

Der Scrum Master ist der Moderator im Projekt. Er ist verantwortlich für die Einhaltung des Scrum-Prozesses und die Beschaffung von Ressourcen. Er sorgt dafür, dass die Regeln des agilen Projektmanagements eingehalten werden, räumt Hindernisse für das Team aus dem Weg und hilft dem Team bei Problemen mit der Scrum Methode. Er ist außerdem auch Ansprechpartner für Außenstehende und fördert die gute Teamarbeit.

Die Rolle Product Owner

Der Product Owner (PO), zu Deutsch Produkteigner, repräsentiert die Anwender des Produkts bzw. die Stakeholder des Projekts. Der PO kennt sowohl die Interessen des Unternehmens als auch die der Kunden und legt das Produktziel fest. Als Product Owner agiert er als Schnittstelle zwischen Entwicklern, Stakeholdern und Produktanwendern und verantwortet das Produktergebnis sowie dessen wirtschaftlichen Erfolg. Dabei spezifiziert und priorisiert er auch fachliche Anforderungen an das Produkt und damit auf die Aufgaben an das Entwicklungs-Team.

Das Entwicklungs-Team (Rolle: Developer)

Die Entwicklungs-Teams, oft auch Developer genannt, kümmern sich um die Projektumsetzung. Sie setzen die festgelegten Anforderungen um und liefern damit die Funktionalitäten des Produkts. Dabei arbeitet das Entwicklungsteam selbstorganisiert und ist auch für die Produktqualität verantwortlich.

Welche Events gibt es in Scrum?

Die Scrum Methode setzt sich aus mehreren, aufeinander folgenden Ereignissen und Meetings zusammen, die regelmäßig durchgeführt werden.

Der Sprint

Scrum unterteilt die Projektlaufzeit in mehrere Etappen, sogenannte Sprints. Ein Sprint ist ein kurzer, fest definierter Zeitraum, in dem Produktanforderungen umgesetzt werden. Ziel ist es, am Ende jedes Sprints ein voll funktionsfähiges Zwischenprodukt (Inkrement) zu haben, das vom Kunden im Anschluss getestet werden kann. Ein Sprint dauert in der Regel bis zu 30 Tage. Der vollständige Prozess der Produktentwicklung setzt sich aus mehreren Sprints zusammen.

Das Sprint Planning

Im Sprint Planning erfolgt die konkrete Planung des kommenden Sprints, also der nächsten Projektetappe. Die Anforderungen des Projekts werden auf konkrete Aufgaben, sogenannte Tasks, heruntergebrochen. Jeder Task ist ein Arbeitspaket, das mit einem konkreten Zeitbudget eingeplant wird. Im Sprint Planning werden die Ziele für den folgenden Sprint vom gesamten Scrum Team festgelegt.

Daily Scrum

Daily Scrum ist ein tägliches, 15-minütiges Meeting für das Entwicklungs-Team, das jeden Tag zur selben Uhrzeit stattfindet. Beim Daily geht es darum, dem Team zu berichten, was jedes Teammitglied in den letzten 24 Stunden (seit dem letzten Daily) gemacht hat, was es die nächsten 24 Stunden (bis zum nächsten Daily) tun wird und, ob es irgendwelche Blocker gibt. Werden Hindernisse identifiziert, werden diese bestenfalls vom Scrum Master aus dem Weg geräumt. Daily Scrum wird möglichst kurz gehalten (Time-Boxing auf 15 Minuten).

Sprint Review

Auch das Sprint Review ist Teil des Scrum-Prozess. Das Review findet am Ende eines jeden Sprints statt. Das Scrum Team stellt die Ergebnisse seiner Arbeit dem Product Owner und den wichtigsten Stakeholdern vor. Gezeigt werden nur die Items, die nach der „Definition of Done“ wirklich fertig gestellt wurden.

Die wichtigsten Stakeholder prüfen im Anschluss das Inkrement. Das können beispielsweise der Projektleiter und die Key User sein. Key User sind sozusagen die Schlüsselanwender beim Kunden,  die das Produkt auch später im Arbeitsalltag einsetzen werden. Im Sprint Review bleibt außerdem Zeit zur Diskussion der Teil- und Fortschritte sowie zur weiteren Vorgehensweise zur Erreichung des Produkt-Ziels.

Sprint Retrospective

In der Sprint Retrospective, kurz Retro, wird am Ende eines Planungszyklus auf die vergangenen Ereignisse zurückgeblickt. Was lief gut? Was lief weniger gut? Wo liegt noch Verbesserungspotenzial? Diese und weitere Fragen werden in der Retro von Projektteam beantwortet. So können Hindernisse aus dem Weg geräumt und neue Maßnahmen zur Steigerung von Qualität und Effektivität abgeleitet werden. Die Sprint Retrospective dient als Abschluss eines Sprints.

Welche Artefakte gibt es in Scrum?

Product Backlog

Das Product Backlog ist eine stetig erweiterbare Sammlung an Anforderungen (requirements) an ein Produkt oder Projekt. Es kann als eine Art Aufgaben-Liste für den Scrum Ablauf gesehen werden. Der Product Owner ist für die Pflege des Product Backlogs zuständig. Dazu zählen die Ordnung und Priorisierung der Einträge, sowie auch die Weiterentwicklung und Anpassung an das Produkt.

Sprint Backlog

Im Gegensatz zum Product Backlog bezieht sich das Sprint Backlog auf die Aufgaben, die während der Sprints durch das Entwicklerteam bearbeitet werden. Das Sprint Backlog entsteht aus dem Sprint Planning und beinhaltet alle Tasks, die im nächsten Sprint erledigt werden müssen. Es entsteht sozusagen ein Plan für die Developer, der neben dem Sprint-Ziel auch die ausgewählten Anforderungen aus dem Product-Backlog sowie eine zeitliche Planung für die Umsetzung enthält.  

Inkrement

Das Inkrement ist eine Produktversion, die als Ergebnis am Ende eines Sprints herauskommt. Es ist ein funktionsfähiges Zwischenprodukt, das einsatzfähig und potenziell auslieferbar ist. Im Bereich der Software-Entwicklung kann beispielsweise ein neues Feature ein Inkrement eines Sprints sein.

Vorteile von Scrum

• Leicht umsetzbar, wenige Hilfsmittel erforderlich
• Wenige, verständliche Regeln
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Mögliche Falschentwicklungen im Projekt frühzeitig erkennen und darauf reagieren
• Genügend Raum für individuelle Umsetzung des Frameworks
• Geringer Aufwand für Administration und Dokumentation
• Unklarheiten werden im Entwicklungsprozess beseitigt
• Kein fertiger Projektplan, der vom Team abgearbeitet werden muss
• Selbstständige, selbstverantwortliche und kompetente Arbeitsweise

Wie läuft ein Scrum Projekt ab?

Insbesondere im Bereich der Softwareentwicklung ist Scrum als agile Methode weit verbreitet. Für Unternehmen ist das agile als Alternative zum klassischen Projektmanagement attraktiv: Flexibel, schnell und kostengünstig.

Schritt 1: Organisation in Sprints

Steht Ihr Scrum Team fest, planen Sie zunächst die einzelnen Projektschritte in Arbeitsabschnitten, den Sprints. Das Product-Backlog stellt als Anforderungssammlung die Grundlage für den ersten Sprint dar.

Das Projektteam legt einen groben Zeitplan fest, in dem es die im Product-Backlog definierten Anforderungen entsprechend der agilen Methode ausarbeitet. Daraus ergeben sich konkrete Aufgaben (Tasks oder User-Storys), die im Sprint-Backlog aufgelistet sind.

Schritt 2: Anforderungen umsetzen

Damit das Produkt nach und nach angepasst werden kann, müssen die exakten Anforderungen an das Entwicklerteam weitergegeben werden. Dafür beschreiben definierte Key-User jede persönliche Anforderung an die Lösung beispielsweise anhand von User-Storys. Auf diese Weise können Fachanwender ihre Anforderungen ohne tiefergehendes technisches Wissen formulieren. Das Projektteam bewertet, priorisiert und setzt die Aufgaben bis zum nächsten Sprint um.

Schritt 3: Sprint für Sprint zum perfekten Produkt

Nach jedem dieser Projektabschnitte arbeiten die Key-User mit einem vollständig lauffähigen und besser angepassten System (dem Inkrement des jeweiligen Sprints) weiter. Am Ende jedes Sprints stehen Besprechungen wie die Sprint-Review, in denen die Team-Mitglieder die Ergebnisse begutachten und die erfolgreiche Umsetzung der Arbeitspakete prüfen.

Scrum bei der CRM-Einführung

Auch bei der Einführung einer CRM-Lösung entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Projekt-Methoden, die sich vom klassischen Projektmanagement und seinen strengen Vorgaben verabschieden. Bei Scrum bekommen Sie nicht nur viel schneller erste Ergebnisse zu sehen. Anders als im klassischen Projekt wird die Lösung nicht anhand vorher definierter theoretischer Anforderungen an das CRM entwickelt, die bei Go-Live bereits veraltet sein könnten. Stattdessen werden durch die Schritt-für-Schritt-Entwicklung in Sprints die täglichen Arbeitsweisen exakt abgebildet.

Das CRM-Projektteam bewertet, priorisiert und setzt diese Anmerkungen bis zum nächsten Sprint um. Anschließend können die Key User bereits die neuen Features der CRM-Lösung testen und auf neue Anpassungen prüfen. Sind alle Anforderungen umgesetzt, kann das Customizing der CRM-Lösung abgeschlossen werden.

Fazit: Mit Scrum zur effizienten Projektabwicklung

Scrum hat sich über die letzten 25 Jahre als Standard für agiles Projektmanagement durchgesetzt. Der große Vorteil der agilen Methode besteht darin, dass Sie durch die Schritt-für-Schritt-Entwicklung die neuen Bestandteile beispielsweise Ihrer Software kontinuierlich testen können. So vermeiden alle Projektbeteiligten Fehlentwicklungen und der Anbieter kann auf veränderte Anforderungen schnell reagieren. Das spart sowohl Zeit als auch Kosten.

Veröffentlicht am 21.02.2018
Aktualisiert am 09.03.2022