Lieferantenmanagement: Definition, Ziele & Prozess

Das Lieferantenmanagement nimmt einen hohen Stellenwert in Unternehmen ein, die sich auf die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen konzentrieren. Denn Lieferanten sind Teil der Wertschöpfungskette des Unternehmens und damit hat ihre Qualität auch direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Was man unter Lieferantenmanagement versteht und welche Aufgaben, Ziele und Prozesse dazu zählen, erklärt dieser Artikel.

Was versteht man unter Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement, auch Supplier Relationship Management (SRM) oder Vendor Management genannt, bezeichnet im Unternehmenskontext die systematische Planung und Steuerung von Beziehungen zwischen Unternehmen und Lieferanten. Ziel eines Unternehmens ist es in erster Linie, die Zusammenarbeit mit seinen Lieferanten effizient zu koordinieren. Lieferantenauswahl, -qualifizierung, -klassifizierung, -bewertung und -entwicklung sind dabei wichtige Bausteine.

Warum ist Lieferantenmanagement wichtig?

Ein gut strukturiertes Lieferantenmanagement ist wichtig, um Ihre Lieferanten zu organisieren und Ihre Beschaffungsstrategie zu optimieren. Unternehmen legen damit den Grundstein für einen zuverlässigen Lieferantenstamm und die Stabilität ihrer Lieferkette. Darüber hinaus hilft ein professionelles Lieferantenmanagement, die Leistungen der Lieferanten transparent zu vergleichen. So erkennen die besten Partner für eine Zusammenarbeit und können gleichzeitig Risiken bei der Auswahl der Lieferanten minimieren. Darüber hinaus unterstützt das Lieferantenmanagement auch bei der Minimierung der Beschaffungskosten.

Ziele des Lieferantenmanagements

• Zuverlässigen Kundenstamm aufbauen
• Die besten Partner für die Zusammenarbeit finden
• Qualität der Lieferanten erhöhen
• Einheitlichen Aufnahmeprozess für neue Lieferanten schaffen
• Partner effizient koordinieren
• Risiken absichern
• Wettbewerbsfähigkeit steigern

Der Lieferantenmanagement-Prozess

Lieferantenmanagement, häufig auch Lieferantenbeziehungsmanagement genannt, umfasst mehrere Schritte:

1. Lieferantenonboarding

Das Lieferantenonboarding lässt sich in zwei Prozesse unterteilen:

Lieferantenauswahl

Um qualifizierte neue Lieferanten zu finden, sammeln Sie bei der Lieferantenauswahl relevante Informationen über potenzielle Dienstleister. Diese Informationen speichern Sie entweder in einer Datenbank oder idealerweise verfügen Sie über eine SRM-Software, über die sich potenzielle Lieferanten eigenständig bei Ihrem Unternehmen registrieren und die benötigten Angaben machen können. Dadurch können Sie Lieferanten miteinander vergleichen, filtern und die richtigen Partner für eine Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen finden.

Lieferantenqualifizierung

Nach der Lieferantenauswahl folgt die Lieferantenqualifizierung. Dabei durchlaufen potenzielle Lieferanten in der engeren Auswahl mehrere Prüfprozesse wie beispielsweise Sperr- oder Sanktionslistenprüfungen. Stellen Sie auch sicher, ob Zertifizierungen vorliegen und nehmen Sie die Angaben zu Leistungen und Konditionen der Dienstleister genau unter die Lupe. Durch die gewonnenen Informationen können Sie die Lieferanten miteinander vergleichen, datenbasierte Entscheidungen treffen und die besten Lieferanten für Ihr Unternehmen auswählen. Zudem erhalten Sie eine gute Lieferantenbasis, die sich jederzeit erweitern lässt.

2. Lieferantenintegration

In diesem Schritt geht es wie der Name schon sagt, um die Integration der neuen Lieferanten in Ihre Unternehmensabläufe und -strukturen. Je besser die Prozesse im Unternehmen auf Ihre Lieferanten abgestimmt sind, desto reibungsloser läuft die Zusammenarbeit. Hier liegt Potenzial für mehr Effizienz und Kosteneinsparung. Insbesondere gemeinsame Lieferantenportale, oder Tools zur Zusammenarbeit mit Ihren Dienstleistern sind hier sehr hilfreich.

3. Lieferantenbewertung

Die Lieferantenbewertung spielt eine wichtige Rolle sowohl bei bestehenden Lieferanten als auch bei neuen Dienstleistern. Sie hilft Ihnen, die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten zu optimieren und weiterzuentwickeln. Dabei beurteilen Sie Ihre Lieferanten nach unterschiedlichen Kriterien. Entscheidende Faktoren sind beispielsweise Produktqualität, Lieferzeit, Leistung und Zuverlässigkeit. Mit einer modernen SRM-Lösung haben Sie die Möglichkeit, vorgefertigte branchenübliche Lieferantenbewertungen zu übernehmen oder auch individuelle Bewertungskriterien zu hinterlegen. Um Ihre Lieferanten einzuordnen, sind Leistungsberichte, Kundenfeedback oder auch Audits gängige Methoden.

4. Lieferantenentwicklung

Anhand der Bewertungen können Sie wiederum neue Potenziale für die Weiterentwicklung Ihres Lieferantenmanagements ableiten. So lassen sich Verbesserungspotenziale aufdecken und neue Maßnahmen umsetzen. Nutzen Sie auch die Möglichkeit neue Optimierungsmaßnahmen zusammen mit Ihren besten Lieferanten und Partnern zu definieren, um so mehr Effizienz in der Zusammenarbeit zu schaffen.

5. Lieferantencontrolling

Mit Hilfe eines durchdachten Lieferantencontrollings behalten Sie die Entwicklung Ihrer Lieferanten im Blick. Lassen Sie sich beispielsweise anzeigen, welche Lieferanten den schlechtesten Bewertungsscore haben, bei welchen die Verträge auslaufen, wer vereinbarte Ziele erreicht und vieles mehr. So können Sie bereits frühzeitig Veränderungen erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenmanagement und Supply Chain Management?

Supply Chain Management und Lieferantenmanagement sind eng miteinander verknüpft, unterscheiden sich jedoch in ihren Schwerpunkten: Beim Lieferantenmanagement steht die Beziehung zum Lieferanten im Mittelpunkt. Supply Chain Management bezeichnet hingegen den Prozess entlang der gesamten Lieferkette (Supply Chain) wie beispielsweise auch logistische und finanzielle Aspekte. Somit kann das Lieferantenbeziehungsmanagement als Teilbereich des Supply Chain Managements angesehen werden.

Was sind Aufgaben im Lieferantenmanagement?

Die Aufgaben im Lieferantenmanagement sind vielfältig. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die wichtigsten Aufgaben:

• Auswahl von neuen Lieferanten und Betreuung aller Lieferanten
• Bewertung und Klassifizierung von Lieferanten
• Lieferanten vergleichen
• Optimierung und Weiterentwicklung der Lieferantenprozesse
• Prüfung von Qualitätsstandards
• Vendor Risk Management
• Anforderungen des Lieferkettengesetzes

Die Aufgaben lassen sich auch in strategisches und operatives Lieferantenmanagement unterteilen.

Was macht das strategische Lieferantenmanagement?

Beim strategischen Lieferantenmanagement dreht sich alles um taktische Maßnahmen. Diese sind mittel- bis langfristig gedacht und betreffen die Ausrichtung des Lieferantenmanagements. Dazu zählen beispielsweise Lieferantentwicklung und -optimierung, Lieferantenqualität erhöhen und Synergieeffekte zwischen Unternehmen und Lieferanten nutzen.

Was macht das operative Lieferantenmanagement?

Beim operativen Lieferantenmanagement geht es um Maßnahmen und Aufgaben, die sich aus dem Tagesgeschäft ergeben. Diese sind eher kurzfristiger Natur. Beispiele hierfür sind die Identifikation neuer Lieferanten, der Aufbau des Lieferantenstammes und die Verhandlung von Verträgen und Konditionen mit den Lieferanten.

Wie gelingt eine effiziente Lieferantenverwaltung?

Um Ihre Lieferanten optimal verwalten zu können, empfiehlt sich der Einsatz einer speziellen Lieferantenmanagement-Software, einer sogenannten SRM-Software (Supplier Relationship Management Software).

Was ist eine SRM-Software?

Eine Lieferantenmanagement-Software, auch Supplier-Relationship-Management-System (kurz SRM-System), bietet umfangreiche Möglichkeiten für ein systematisches Lieferantenmanagement. Es ermöglicht die Pflege von Beziehungen zu Ihren Lieferanten. Beispielsweise welcher Lieferant sich für welches Produkt eignet, Angaben über lieferbare Produkte und vieles mehr. Dabei ermöglicht ein SRM-System nicht nur das Anlegen von Lieferanten und deren Onboarding, sondern auch ein übersichtliches Vertragsmanagement, Lieferantenbewertung und -klassifizierung sowie Vendor Risk Management und ein eigenes Lieferantenportal.

Neben der SRM-Software gibt es auch sogenannte E-Procurement-Systeme. Dabei handelt es sich um digitale Plattformen für die elektronische Beschaffung, wodurch Prozesse des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen digital abgebildet und automatisiert werden. Im Mittelpunkt dieser Lösung steht die Optimierung der Beschaffungsabläufe.

Was ist wichtig bei der Lieferantenauswahl und -bewertung?

Die Auswahl der richtigen Lieferanten ist erfolgsentscheidend für Ihr Unternehmen. Aber wie findet man die passenden Lieferanten? Und ist der günstigste Lieferant immer der beste?

Grundsätzlich hängt der geeignete Lieferant immer von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab und kann nicht pauschal bestimmt werden. Dennoch gibt es bei der Lieferantenbewertung Kriterien, die es sich lohnt, bei verschiedenen Anbietern zu vergleichen. Denn nicht nur der Preis ist entscheidend, sondern auch andere Kriterien wie pünktliche Warenlieferung, Termintreue und Qualität der Waren. Mit Hilfe eines durchgängigen Lieferantenmanagementprozesses stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Lieferanten für Ihr Unternehmen finden und nachhaltiges Lieferantenmanagement betreiben.

Fazit: Gutes Lieferantenmanagement als Erfolgsfaktor

Ein gutes Lieferantenmanagement ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Schließlich sind sie ein wichtiges Glied in der Wertschöpfungskette. Ein einheitlicher Prozess erleichtert Ihnen die Pflege Ihrer Lieferantenbeziehungen und hilft Ihnen, die richtigen Lieferanten für Ihr Unternehmen zu finden. Mit einem SRM-System stellen Sie sicher, dass die Daten jederzeit verfügbar sind und die Prozesse eingehalten werden.