Projektmanagement: Definition, Phasen, Methoden, Tools

Effizientes Projektmanagement ist ein zentraler Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Es sorgt dafür, dass Aufgaben termingerecht, budgetkonform und mit hoher Qualität umgesetzt werden. Doch was genau versteht man unter Projektmanagement, was sind Projektmanagementphasen, welche Methoden gibt es und welche Tools helfen bei der Umsetzung?

Definition: Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement bezeichnet die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten mit dem Ziel, diese mit den gegebenen Ressourcen erfolgreich abzuschließen. Dabei geht es vor allem um die effiziente Nutzung und Koordination der Ressourcen wie Zeit, Budget und Personal. Ein Projektmanager stellt sicher, dass die Strategie erfolgreich in die Praxis umgesetzt wird. Dazu werden zunächst Ziele mit den Stakeholdern definiert und der Ablauf geplant. Effektives Projektmanagement setzt zudem gutes Aufgabenmanagement voraus, indem Projekte in kleinere Einheiten unterteilt, priorisiert und auf einem Projektplan festgehalten werden.

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem definierten Ziel, das innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen umgesetzt wird.

Was gehört alles zum Projektmanagement?

Zum Projektmanagement gehören verschiedene Elemente:

• Zieldefinition und Strategie
• Ressourcenmanagement
• Zeit- und Budgetplanung
• Risikomanagement
• Kommunikation und Zusammenarbeit
• Qualitätssicherung

Welche Vorteile hat strukturiertes Projektmanagement?

Warum sollten Sie sich überhaupt Gedanken über effektives Projektmanagement machen? Durch eine durchdachte Projektplanung sorgt für klare Strukturen und die optimale Nutzung der vorgegebenen Ressourcen. Zudem profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Erfüllung der Erwartungen aller Stakeholder
• Realistische und durchdachte Planung
• Sicherstellung der Qualitätskontrolle und bessere Projektqualität
• Effektives Risikomanagement
• Besserer Überblick über den Projektverlauf
• Reduziertes Risiko von Misserfolgen
• Gesteuerte Erfolgskontrolle
• Höhere Mitarbeitermotivation

Die 5 Phasen des Projektmanagements

Jedes Projekt durchläuft verschiedene Phasen, die helfen, Struktur und Übersicht zu behalten:

1. Projektinitiierung – Festlegung von Zielen, Anforderungen und Machbarkeit

2. Projektplanung – Detaillierte Planung von Ressourcen, Zeit und Kosten

3. Projektdurchführung – Umsetzung der geplanten Aufgaben

4. Projektüberwachung und -steuerung – Kontrolle des Fortschritts und Anpassung bei Abweichungen

5. Projektabschluss – Evaluation, Dokumentation und Lessons Learned

Projektphase 1: Projektinitiierung

Die Projektinitiierung ist die erste Projektphase. Das Projekt ist hier noch nicht gestartet, aber aus einer abstrakten Idee wird langsam ein konkretes Ziel. In dieser Phase müssen Sie einen Business Case entwickeln und erörtern, weshalb es sich lohnt ein Projekt umzusetzen. Welche Ziele hat Ihr Projekt? Und welchen Wert es für Ihr Unternehmen, bzw. Ihre Abteilung? Das geschieht oft über eine Kosten-Nutzen-Analyse.

Wichtige Schritte:

• Projektziele definieren: Klare, messbare Ziele setzen.

• Rahmenbedingungen definieren: Projektleiter, Projektbeteiligte, benötigte Ressourcen, Budget, Zeit
• Machbarkeitsstudie durchführen: Bewertung der Durchführung und Wirtschaftlichkeit.
• Stakeholder identifizieren: Stakeholder-Analyse mit Rollen, Erwartungen, Kommunikationsanforderungen und Einflussmöglichkeiten.

Projektphase 2: Projektplanung

Die Projektplanungsphase erfordert äußerste Sorgfalt, da in dieser Phase ein detaillierter Projektplan entwickelt wird, der als Roadmap für das gesamte Projekt dient.

Wichtige Schritte:

• Projektauftrag erstellen: Formales Dokument mit Zielen, Budget und Zeitrahmen – im besten Fall. Allerdings wird nicht bei jedem Projekt ein schriftliches Dokument offiziell unterschrieben, sondern z. B. nur mündlich freigegeben. Ziel des Projektauftrags ist jedoch grundsätzlich, sich damit die Genehmigung des Managements einzuholen. Der Projektauftrag ist der Startschuss für die konkrete Projektplanung.
• Projektstrukturplan erstellen: Zerlegung des Projekts in kleinere Aufgaben.

• Zeit- und Ressourcenplanung: Definition von Meilensteinen und Zuweisung von Ressourcen.
• Risikomanagement: Identifikation potenzieller Risiken und Entwicklung von Gegenmaßnahmen.
• Kommunikationsplan entwickeln: Festlegung von Kommunikation, Dokumentation und Meetingformaten.

Projektphase 3: Projektdurchführung

Mit der Projektdurchführungsphase beginnt die tatsächliche Umsetzung des Projekts. Das Projektteam spielt jetzt die wichtigste Rolle und startet mit der Umsetzung der definierten Aufgaben.

Der Projektmanager sorgt dabei für einen reibungslosen Ablauf und überwacht regelmäßig den Fortschritt des Teams. Eine weitere Verantwortung des Projektmanagers in dieser Phase des Projektmanagements ist, die effektive Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten zu koordinieren. Er muss Ressourcen, Deadlines, Risiken und die Kommunikation stets im Auge behalten und kontrollieren.

Wichtige Schritte:

• Aufgabenverteilung und Delegation: Sicherstellen, dass alle Teams und Teammitglieder ihre Rollen kennen.
• Regelmäßige Status-Meetings: Fortschrittskontrolle und Anpassungen vornehmen.
• Stakeholder-Kommunikation: Transparente Berichterstattung über den Projektstand.
• Qualitätssicherung: Sicherstellen, dass alle erledigten Arbeitspakete den Anforderungen entsprechen.

Projektphase 4: Projektüberwachung und -steuerung

Im Projektmanagementprozess sind die dritte und vierte Phase nicht sequenziell. Das bedeutet, dass Projektüberwachung und -steuerung parallel zur Projektausführung laufen. So wird sichergestellt, dass das Projekt auf Kurs bleibt und Ziele erreicht werden. Oft werden die beiden Projektphasen deshalb zu einer Phase zusammengefasst. Als Projektmanager stellen Sie sicher, dass niemand vom ursprünglichen Plan abweicht, indem Sie kritische Erfolgsfaktoren (KEFs) und Key Performance Indicators (KPIs) festlegen.

Während der Überwachungsphase des Projektmanagements ist der Manager auch dafür verantwortlich, den Aufwand und die Kosten während des Prozesses quantitativ zu verfolgen. Dies stellt nicht nur sicher, dass das Projekt im Budget bleibt, sondern ist auch für zukünftige Projekte wichtig.

Wichtige Schritte:

• Leistungsüberwachung: Vergleich des Ist-Zustands mit dem geplanten Fortschritt.
• Budgetkontrolle: Überwachung der Kosten und eventuelle Anpassungen.
• Risikoanalyse: Identifikation und Minimierung neuer Risiken.
• Qualitätskontrollen durchführen: Sicherstellung der Einhaltung von Standards und der Zielerreichung

Projektphase 5: Projektabschluss

Die letzte Phase des Projektmanagementprozesses ist die Projektabschlussphase. In dieser letzten Projektphase wird das Projekt offiziell abgeschlossen, evaluiert und dokumentiert.

Nach Abschluss eines Projekts ist eine strukturierte Reflexion entscheidend, um Erfolge und Herausforderungen zu analysieren. Ein abschließendes Meeting hilft Teams, aus Erfahrungen zu lernen und die zukünftige Produktivität zu steigern.

Ein detaillierter Abschlussbericht dokumentiert alle relevanten Aspekte und stellt sicher, dass wertvolle Erkenntnisse erhalten bleiben.

Wichtige Schritte:

• Ergebnisbewertung: Analyse, ob die Projektziele erreicht wurden.
• Abschlussbericht erstellen: Dokumentation aller relevanten Erkenntnisse.
• Lessons Learned Meeting: Erkenntnisse für künftige Projekte festhalten.
• Projektabnahme durch den Auftraggeber (Management, Kunde, etc.): Offizielle Bestätigung des erfolgreichen Abschlusses.

Projektmanagementphasen nach DIN 69001

Die DIN 69001 ist eine deutsche Norm. Diese definiert die Standards und Richtlinien für das Projektmanagement. Sie beschreibt Anforderungen an ein systematisches Projektmanagement in verschiedenen Bereichen und Branchen. Ziel der Norm ist eine einheitliche und strukturierte Vorgehensweise im Projektmanagement.

Die fünf Phasen im Projektmanagement laut DIN 69001 sind:

• Initialisierung
• Definition
• Planung
• Steuerung
• Abschluss

Aufgaben im Projektmanagement – Was macht ein Projektmanager genau?

Die Aufgaben eines Projektmanagers sind vielfältig. Grundsätzlich stellt er sicher, dass ein Projekt erfolgreich geplant, durchgeführt und abgeschlossen wird.

Zu Beginn eines Projekts erstellt er einen detaillierten Projektplan. Dieser Plan umfasst den Umfang, die erforderlichen Ressourcen, das Budget, den Zeitrahmen sowie die Kommunikationsstrategie mit den relevanten Stakeholdern.

Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Projektmanagers ist zudem die Leitung des Projektteams. Dazu gehört die Auswahl der richtigen Teammitglieder, die Aufgabenverteilung, die Festlegung von Fristen und die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen.

Während der Umsetzung des Projekts trägt der Projektmanager die Verantwortung für die reibungslose Durchführung jeder einzelnen Phase. Dazu gehört die kontinuierliche Abstimmung mit dem Team sowie das frühzeitige Erkennen und Lösen von Problemen. Ein zentrales Element ist zudem das Zeitmanagement: Der Projektmanager sorgt dafür, dass der Zeitplan eingehalten wird, und reagiert auf mögliche Verzögerungen, indem er entsprechende Maßnahmen ergreift.

Auch die Budgetplanung und -kontrolle spielt eine entscheidende Rolle. Der Projektmanager erstellt eine finanzielle Planung und stellt sicher, dass die Kosten im Rahmen bleiben. Bei unerwarteten Kosten muss er flexibel reagieren und dafür sorgen, dass das Projekt reibungslos weiterlaufen kann.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Projektarbeit ist die Dokumentation. Der Projektmanager erfasst den Fortschritt des Projekts durch regelmäßige Berichte und Analysen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.

Selbst nach Abschluss des Projekts endet die Arbeit des Projektmanagers nicht. Jetzt geht es darum, Feedback einzuholen und zu reflektieren, was bei zukünftigen Projekten optimiert werden kann.

Was macht einen guten Projektmanager aus?

Ein guter Projektmanager zeichnet sich durch organisatorisches Geschick, eine strategische Denkweise, Entscheidungsstärke und Kommunikationsfähigkeit aus. Er muss in der Lage sein, Teams zu motivieren, Risiken frühzeitig zu erkennen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Zudem sollte er den langfristigen geschäftlichen Nutzen eines Projekts im Blick behalten und durch eine enge Abstimmung mit den Stakeholdern dafür sorgen, dass das Endergebnis den Erwartungen entspricht oder diese übertrifft.

Projektmanagement-Methoden: Agiles, klassisches oder hybrides Projektmanagement?

Es gibt verschiedene Methoden im Projektmanagement. Die Projektmanagement-Methoden bieten unterschiedliche Ansätze, um Projekte effizient zu planen, umzusetzen und zu steuern. Die bekanntesten Projektmanagement-Methoden sind:

Klassisches Projektmanagement:

Klassisches Projektmanagement basiert auf einer klaren Struktur und festen Abläufen. Eine der bekanntesten Methoden ist das Wasserfallmodell. Dabei handelt es sich um eine lineare Methode, bei der das Projekt in aufeinanderfolgende Phasen unterteilt wird: Anforderungsanalyse, Entwurf-Erstellung, Implementierung, Testen, Inbetriebnahme, Wartung. Diese Methode eignet sich besonders für Projekte mit klar definierten Anforderungen und wenig zu erwartenden Änderungen.

Agile Methoden

Agiles Projektmanagement ist iterativ und flexibel. Es basiert auf kurzen Entwicklungszyklen (sogenannten Sprints) und kontinuierlichem Feedback. Zu den bekanntesten agilen Methoden gehören:

Scrum

Bei der Scrum-Methode arbeitet ein Team in festen Zeitintervallen (Sprints) und liefert regelmäßig (Teil-)Ergebnisse. Scrum-Teams organisieren sich selbst und nutzen Rollen wie den Scrum Master und den Product Owner.

Kanban

Kanban ist eine visuelle Methode zur Steuerung des Workflows, bei der Aufgaben auf einem sogenannten Kanban-Board dargestellt werden. Dies ermöglicht Transparenz und eine kontinuierliche Optimierung der Arbeitsprozesse.

Hybrides Projektmanagement

Viele Unternehmen kombinieren verschiedene Methoden des Projektmanagements, um von den Vorteilen mehrerer Ansätze zu profitieren. Beispielsweise wird oft eine Mischung aus Wasserfall-Methode und agilem Projektmanagement eingesetzt, um Struktur und Flexibilität zu vereinen.

Agil vs. klassisch – Welche Projektmanagementmethode ist die richtige?

Die Wahl der richtigen Methode hängt von Faktoren wie Projektkomplexität, Teamstruktur und Unternehmensanforderungen ab. Ein fundiertes Verständnis der verschiedenen Methoden kann helfen, Projekte effizienter und erfolgreicher umzusetzen.

Welche Methode für Sie, Ihr Unternehmen und Ihr geplantes Projekt die richtige ist, hängt von bestimmten Rahmenbedingen ab. Im Folgenden erklären wir diese am Beispiel eines CRM-Projekts:

Kriterium 1: Wie kostensicher sind die Methoden?

Immer wieder wird die Planbarkeit der Kosten als Pluspunkt für das klassische Projektmanagement genannt. Wir haben dieses Argument genauer unter die Lupe genommen:

Die Kostensicherheit im klassischen Projekt

Bei der traditionellen Einführungsmethode wird eine Software konzipiert, entwickelt und ausgeliefert und nur noch durch kleinere Releases angepasst. Das sogenannte Wasserfall-Modell bietet auf den ersten Blick Kostensicherheit bei klassischen Projekten: Aufgrund der detaillierten Software-Spezifikation schätzt der CRM-Anbieter ab, wie viele Personentage zur Entwicklung nötig sind. Daraus ergeben sich die Kosten für die CRM-Einführung.

Aber: Bei umfangreichen CRM-Projekten kommt es in der Praxis immer wieder zu Änderungen. Müssen wir die Prozesse vielleicht doch anders gestalten? Wenn sich in der Zukunft die Struktur des Unternehmens ändert, passt das CRM auch dann noch zum Unternehmen? Kommen solche Fragen im Projekt auf, sollten Sie diese ernst nehmen und nicht um jeden Preis an der ursprünglichen Spezifikation festhalten – schon alleine im Sinne der User-Akzeptanz. Muss die Spezifikation angepasst werden, ändert sich entsprechend auch der Aufwand und die vermeintliche Kostensicherheit ist dahin.

Deshalb gilt im klassischen Projekt: Die Kosten sind kalkulierbar, sofern sich nicht während der Umsetzung neue Anforderungen ergeben. Gerade bei großen Projekten ist das jedoch häufig der Fall.

Die Kostensicherheit im agilen Projekt

Definierte Festpreise sind nichts für das agile Projekt. Diese starren Vorgaben widersprechen dem Wesen der Agilität. Ein Entwickler-Team des Software-Anbieters passt die Software schrittweise an Ihre individuellen Anforderungen an. Oft starten sie mit einem Bereich, etwa dem Vertrieb oder dem Marketing, und setzen nacheinander die Anforderungen um. Der Arbeitsaufwand für die jeweiligen Bereiche ermittelt das Projektteam im Grobkonzept. In der Praxis werden Entwicklungsschritte in gut überblickbare Zeiträume gegliedert, etwa veranschlagt der CRM-Anbieter den Aufwand mit 20 Personentagen. Die einzelnen, gegliederten Bereiche ermöglichen Ihnen eine bessere Erfolgskontrolle.

Natürlich bietet das keine garantierte Kostensicherheit, trotzdem können Projektverantwortliche den Aufwand gut abschätzen, weil Sie die genauen, aktuellen Anforderungen gemeinsam erarbeiten und flexibel anpassen. Das beugt teuren Fehlentwicklungen vor.

Doch auch beim agilen Projektmanagement kann es vorkommen, dass Kosten steigen. Da agile Projekte inkrementell entwickelt werden und sich Anforderungen während des Prozesses häufig ändern, kann es schwierig sein, die Gesamtkosten im Voraus genau zu exakt planen. Zusätzliche Iterationen, neue Anforderungen oder unerwartete technische Herausforderungen können zu höheren Kosten führen als ursprünglich kalkuliert.

Fazit zum Thema Kostensicherheit: Eine 100-prozentige Kostensicherheit kann es in keinem größeren Projekt geben. Sowohl klassische als auch agile Projektmethoden bieten hier Vor- und Nachteile.

Kriterium 2: Wie sieht der zeitliche Rahmen für Ihr CRM-Projekt aus?

Aufgrund ihrer Logiken folgen klassische und agile Projektmanagement-Methoden unterschiedlichen Zeitplänen. Welcher passt besser zum Rahmen Ihres CRM-Projekts?

Der zeitliche Rahmen beim klassischen Projekt

Die Software konzipieren, entwickeln, ausliefern und kleinere Anpassungen vornehmen: So sieht der Ablauf bei der traditionellen Einführungsmethode aus. Für das Projektteam bedeutet das eine starke zeitliche Belastung zu Beginn des Projekts. Schließlich definieren die Beteiligten hier die Anforderungen, die Prozesse, das Lastenheft und die Spezifikation. Während der Umsetzung des Projekts ist der Aufwand für das Projektteam dann eher gering, bevor es vor Ende des Projekts wieder in eine heiße Phase geht: Das Testen der Lösung, eventuelle Änderungen und Schulungen nehmen dann einen Großteil der Zeit in Anspruch.

Der Aufwand für das Unternehmen ist bei klassischem Vorgehen bei der Konzeption und Auslieferung also punktuell hoch, dazwischen geringer.

Der zeitliche Rahmen beim agilen Projekt

Die agile Methode geht dagegen iterativ vor. Dabei wird auf Basis von Workshops in kurzer Zeit ein Prototyp entwickelt. Dieser deckt die Grundanforderungen bereits weitgehend ab. Weitere Anforderungen werden Schritt für Schritt in neuen Workshops definiert und anschließend umgesetzt. Die Mitarbeiter sind bei dieser Vorgehensweise von Beginn an aktiv und dauerhaft eingebunden. Dadurch verlangt die agile Methode die stetige Mitarbeit des Teams. Das muss allen Beteiligten im Vorfeld klar sein. Im Gegenzug muss die Geschäftsleitung den Teammitgliedern die entsprechende Zeit zur Verfügung stellen.

Der Vorteil: Weil Mitarbeiter die neue Lösung schrittweise testen und nutzen, ist die Akzeptanz der Software besonders hoch. So kann eine agile Methode, zum Beispiel SCRUM, für komplexe Projekte mit engem Zeitrahmen besser geeignet sein.

Vom Projektteam ist durch die häufigen kurzen Abstimmungsphasen eine stetige Mitarbeit erforderlich. Sie müssen kontinuierlich Zeit für das CRM-Projekt aufwenden. Je nachdem, wie Sie Ihre Ressourcen und den zeitlichen Rahmen Ihres Projekts planen, kann die klassische oder eine agile Methode besser für Ihr Projekt geeignet sein.

Kriterium 3: Wie viel Flexibilität benötigen Sie?

Flexibilität & Anpassungsfähigkeit im klassischen Projekt

Im klassischen Projektmanagement steht ein fester Plan mit klar definierten Phasen und Meilensteinen im Fokus. Dies bietet sich an, wenn das CRM-Projekt eine stabile Struktur benötigt. Zum Beispiel, weil es in eine bestehende IT-Landschaft mit klaren technischen Vorgaben integriert werden muss. Anpassungen sind zwar möglich, erfordern jedoch formale Änderungsprozesse, die Zeit und Ressourcen beanspruchen. Daher eignet sich der klassische Ansatz vor allem für Projekte, bei denen Anforderungen von Anfang an klar definiert sind und wenig Spielraum für Änderungen besteht.

Flexibilität & Anpassungsfähigkeit im agilen Projekt

Agiles Projektmanagement ermöglicht es, flexibel auf neue Erkenntnisse oder sich ändernde Userwünsche zu reagieren. In einem CRM-Projekt bedeutet das, dass Anforderungen nicht von Beginn an in Stein gemeißelt sind, sondern sich im Laufe der Umsetzung weiterentwickeln können. Durch regelmäßige Feedbackschleifen mit Anwendern und Stakeholdern lassen sich Optimierungen frühzeitig integrieren, was besonders bei komplexen oder nutzerzentrierten CRM-Lösungen von Vorteil ist. Diese iterative Herangehensweise stellt sicher, dass das System tatsächlich den Bedürfnissen der Anwender entspricht und kontinuierlich verbessert werden kann.

Für welche Methode zur CRM-Einführung Sie sich entscheiden, hängt von einer Reihe von Kriterien ab. Denken Sie neben den Kosten, dem zeitlichen Aufwand für das Projektteam und der bereits geleisteten Vorarbeit auch an die User-Akzeptanz: Hier liegt der Vorteil beim agilen Projekt, denn die Anwender kommen Stück für Stück in Berührung mit der neuen Software, lernen diese kennen und sind stärker eingebunden.

Beim klassischen Projektmanagement kommen die Anwender erst bei der Auslieferung mit der neuen Software in Kontakt. Da die CRM-Einführung oft auch mit veränderten Prozessen einhergeht, ist es umso wichtiger, die Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitern zu sichern. Das gelingt mit gezieltem Projektmarketing und professionellem Changemanagement, indem Sie relevante Informationen zur Verfügung stellen und Ihre Mitarbeiter einbeziehen.

Die richtigen Projektmanagement-Tools: Projektmanagement-Software

Die richtige Software kann helfen, Abläufe im Projektmanagement zu optimieren, Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu erleichtern. Besonders wichtig ist dabei die Integration eines CRM-Systems um Kundenbeziehungen in den Projektverlauf einzubeziehen.

Grundlegende Funktionen von Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Software sollte eine Vielzahl an Funktionen bieten, um den gesamten Projektablauf zu unterstützen. Dazu gehören:

• Aufgaben- und Zeitmanagement: Tools zur Planung, Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben erleichtern die Organisation und verhindern Verzögerungen.
• Ressourcenverwaltung: Die richtige Verwaltung und Steuerung von Ressourcen stellt sicher, dass Personal, Budget und Materialien effizient genutzt werden.
• Kollaboration und Kommunikation: Teammitglieder sollten in Echtzeit zusammenarbeiten können, sei es durch gemeinsame Dokumente, interne Chats oder Videokonferenzen.
• Reporting und Analyse: Detaillierte Berichte helfen dabei, den Fortschritt zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Dokumentenmanagementsysteme: Eine zentrale Ablage für relevante Dateien und Informationen reduziert Suchzeiten und verbessert die Transparenz.
• Agile und klassische Projektmanagement-Methoden: Tools, die sowohl Kanban-Boards als auch Gantt-Diagramme unterstützen, bieten Flexibilität in der Projektsteuerung.

Die Rolle von CRM im Projektmanagement

CRM-Systeme sind besonders wertvoll, wenn es darum geht, Projekte zu steuern. Sie helfen, die Kommunikation mit Projektbeteiligten, Kunden und Partnern zu optimieren und sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort gebündelt sind. Dies hat mehrere Vorteile:

• Zentrale Datenverwaltung: Alle Informationen, Interaktionen und bisherigen Projekte sind abrufbar und für das gesamte Team einsehbar.
• Integration mit anderen Systemen: Eine nahtlose Anbindung an Buchhaltungs-, ERP- und Kommunikationssoftware verbessert den Workflow und reduziert Medienbrüche.
• Bessere Kommunikation: CRM-Systeme ermöglichen themenbezogene Kommunikation, statt personenbezogener Kommunikation. Projektbeteiligte kommunizierten so themenbezogen auf einer gemeinsamen Plattform und nicht einzeln per Chat, E-Mail oder Telefon.

• Automatisierung: Durch automatische Erinnerungen und Follow-ups bleiben keine Anfragen oder Deadlines unbeachtet. Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden, was die Effizienz erhöht, und Fehler minimiert.
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Im CRM können verschiedenste Prozesse unternehmensweit verknüpft werden, um nahtlose Übergänge zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen zu gewährleisten.

Fazit

Projektmanagement ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Unternehmen. Die Wahl der richtigen Methode und Software kann die Effizienz steigern und helfen, Projekte erfolgreich abzuschließen. Egal ob klassisch, agil oder hybrid – mit der richtigen Planung und den richtigen Tools lassen sich Projekte optimal umsetzen.