Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist aus vielen Branchen und Unternehmen kaum mehr wegzudenken. Die Entwicklung dieser Art des Projektmanagements begann in der Softwarebranche und wurde mit der Zeit immer mehr optimiert und an neue Branchen, Ziele und Anforderungen angepasst. Längst nutzen nicht mehr nur Software-Entwickler die Methoden, sondern Projektleiter und Unternehmen aller Art profitieren davon, in einem Projekt agil auf Veränderung reagieren zu können.

Was heißt agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement hat seinen Ursprung in der Software-Entwicklung der 1990er-Jahre. Um den Begriff zu verstehen, muss zunächst Agilität definiert werden: Diese steht für Wendigkeit und Flexibilität. Wer agil handelt, reagiert proaktiv, schnell und flexibel auf Veränderungen und unvorhergesehene neue Ereignisse.

Im agilen Projektmanagement steht zu Beginn des Projekts ein Grobkonzept. Das Projektteam verfügt über hohe Toleranzen bezüglich Qualität, Umfang, Zeit und Kosten. Zudem ist der Auftraggeber stark in die Projekt-Arbeit involviert und der Fokus liegt mehr auf dem Ergebnis und der Anwenderakzeptanz, als auf wirtschaftlichen Anforderungen, wie Kostentreue und Erfüllung einer spezifizierten Leistung.

Grundlage für agiles Projektmanagement ist das Agile Manifest. Darin legte eine Gruppe erfahrener Softwareentwickler 2001 vier Werte-Paare und zwölf Prinzipien für agile Software-Entwicklung fest.

Das agile Manifest (Agile Manifesto)

Das Manifesto for Agile Softwaredevelopment wurde von insgesamt 17 Autoren veröffentlicht und bildet die Basis für agiles Projektmanagement.

Die 4 agilen Werte

1. Wert: Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge

Menschen und den persönlichen Austausch in den Fokus zu rücken ist wichtiger, als sich stur an Abläufe zu halten.

2. Wert: Funktionierende Software steht über umfassender Dokumentation

Andere Branchen können hier funktionierende Software durch „das Ergebnis“ ersetzen. Die Qualität der Ergebnisse soll stärker priorisiert werden, als nebenher anfallende Verwaltungsaufgaben wie die Dokumentation.

3. Wert: Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung

Die meisten Projekte beginnen mit der Vertragsverhandlung und enden mit der Abnahme eines Produkts. Im agilen Projektmanagement soll der Kunde jedoch von Anfang an in den Prozess involviert werden.

4. Wert: Auf Veränderungen zu reagieren ist wichtiger als an einem Plan festzuhalten

Langfristige Pläne treffen meist auf unvorhergesehene Schwierigkeiten und oft ändern sich Anforderungen mit der Zeit. Im agilen Projektmanagement wird deshalb nicht stur ein festgelegter Plan befolgt, sondern flexibel auf Veränderungen reagiert.

Das bedeutet nicht, dass Prozesse, Dokumente, Verträge und Pläne für agiles Projektmanagement unwichtig sind. Sie sollten nur nie wichtiger sein, als die anderen Werte.

Die 12 Prinzipen des agilen Projektmanagements

Die Prinzipien beschreiben einen konkreten Leitfaden, wie die Werte in der täglichen Arbeit im Team gelebt werden können.

1. Höchste Priorität hat das Zufriedenstellen des Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Software.
2. Anforderungsänderungen sind auch spät in der Entwicklung willkommen. Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.
3. Funktionierende Software wird in regelmäßigen, bevorzugt kurzen Zeitspannen (alle paar Wochen bis alle paar Monate) geliefert.
4. Fachexperten und Entwickler kommunizieren täglich während des Projektes
5. Projekte müssen um motivierte Einzelpersonen aufgebaut werden. Diesen muss ein angemessenes Arbeitsumfeld, genügend Unterstützung und Vertrauen zur Erfüllung ihrer Aufgaben entgegengebracht werden.
6. Die effizienteste und effektivste Methode der Vermittlung von Informationen ist im persönlichen Gespräch.
7. Der primäre Maßstab für Fortschritt ist die Funktionsfähigkeit der Software
8. Agile Prozesse fördern die nachhaltige Entwicklung. Sponsoren, Entwickler und Anwender sollten auf unbestimmte Zeit ein gleichmäßiges Arbeitstempo einhalten.
9. Ständiger Fokus auf technische Exzellenz und gutes Design erhöht die Agilität.
10. Einfachheit ist essenziell.
11. Die besten Systemarchitekturen, Anforderungen und Designs entstehen bei sich selbst organisierenden Teams.
12. Das Team reflektiert in regelmäßigen Abständen wie es effektiver werden kann und passt seine Arbeitsweise und sein Verhalten dementsprechend an.

Was ist der Unterschied zwischen klassischem und agilen Projektmanagement?

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement steht im agilen Projektmanagement keine detaillierte Liste aller Anforderungen, sondern nur ein Grobkonzept. Spezifikationen und Details werden erst im Projektverlauf im benötigten Umfang und zum benötigten Zeitpunkt gemeinsam im Team erarbeitet. Agil bedeutet deshalb in diesem Zusammenhang, dass das Projekt flexibel geplant und umgesetzt wird, nicht aber, dass es keine Regeln gibt oder gar Chaos herrscht. Das Modell des agilen Projektmanagement bietet den Vorteil, dass schnell Ergebnisse sichtbar sind. Zum Beispiel ein funktionierender Prototyp der Software zur Verfügung steht, auf dessen Basis die weiteren Anforderungen umgesetzt werden. Klassisches Projektmanagement basiert hingegen auf einem standardisierten Vorgehensmodell, das lineare Projektphasen, die durch Meilensteine getrennt werden, vorsieht. Ergebnisse, Termin, jede Anforderung und Ressourcenbedarf werden von Anfang an festgelegt. Änderungen in der Projektabwicklung werden möglichst vermieden, da sie einen höheren Zeit- und Kostenaufwand nach sich ziehen.

Welche agilen Methoden gibt es?

Agile Methoden haben zum Ziel, Projekte effizienter zu steuern und im Projektmanagement flexibler reagieren zu können. Hierzu gehören:

Visualisierung

Große Whiteboards sind mittlerweile aus keinem modernen Meetingraum wegzudenken und das hat einen Grund: Die Visualisierung des Gesagten hilft Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. Denn das Gehirn verarbeitet Bildhaftes schneller als Text. Ob mit einer kurzen Skizze oder einer Stichwortliste mit Visualisierungen schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis für Ideen oder die nächsten Arbeitsschritte. Finden die Abstimmungen online statt, gibt es auch digitale Whiteboards für visuelle Zusammenarbeit.

Iteratives Arbeiten

Eine Iteration ist eine festgelegte begrenzte Zeitpanne (meist zwei oder vier Wochen), in der ein agiles Projektteam ein potenziell auslieferbares Produkt entwickelt. Ein agiles Projekt besteht aus mehreren Iterationen, auch Sprints genannt, zusammengesetzt aus:

• Einem (Sprint-)Planning-Meeting zu Beginn
• Der tatsächlichen Entwicklung
• Einer Retrospektive am Ende der Iteration

Retrospektiven

Retrospektiven sind Teamtreffen, die in regelmäßigen Abständen im Projektverlauf stattfinden, um zu analysieren was gut oder schlecht gelaufen ist. Sie sind die Umsetzung des 12. Prinzips aus dem agilen Manifest: Das Team reflektiert in regelmäßigen Abständen wie es effektiver werden kann und passt seine Arbeitsweise und sein Verhalten dementsprechend an.

Wichtig ist, dass Retrospektiven nicht erst nach Projektende oder nach Bedarf stattfinden. Denn viele kleine Verbesserungen während des Projekts, haben nicht nur Einfluss auf die Qualität des Endprodukts, sondern auch auf den Wohlfühlfaktor im Team.

Daily Stand-Ups

Ein Tool, um die tägliche Kommunikation aus dem Agilen Manifest umzusetzen und den Austausch möglichst kurz zu halten, sind Daily Stand-Up Meetings. Das gesamte Projektteam versammelt sich hierzu einmal täglich, meist vormittags und vor Ort. Wie der Name schon sagt, stehen die Teilnehmer dabei. Das verkürzt den Termin, da Menschen allgemein nicht gern lange stehen. Jeder Projektmitarbeiter erzählt kurz, was heute ansteht, was er gestern gemacht hat und, ob es irgendwelche Schwierigkeiten, sogenannte Blocker, gibt, die gelöst werden müssen.

Kanban

Bei der Kanban-Methode visualisieren Teams auf einem Kanban-Board ihren gesamten Workflow. So können Informationen im agilen Projektmanagement schnell ausgetauscht, Aufgaben priorisiert, Tätigkeiten synchronisiert, Arbeitsstände dokumentiert und effektiv zusammengearbeitet werden.

Das Board ist in verschiedene Spalten unterteilt, die für unterschiedliche Phasen im Workflow stehen. Jede Aufgabe wird auf einen (virtuellen) Post-It geschrieben und wandert einen Schritt im Prozess weiter. So erhält jedes Teammitglied einen schnellen Überblick, in welchem Stadium sich welche Aufgabe befindet.

Die einfachste Form eines Kanban-Boards besteht aus 3 Spalten:

To Do: Alle Aufgaben, die erledigt werden müssen

Doing: Die Aufgaben die aktuell bearbeitet werden

Done: Erledigte Aufgaben und Prozessschritte

Diese Kategorien können auch verändert und an den jeweiligen Prozess angepasst werden. Jeder Mitarbeiter kann sich eigenständig Aufgaben auswählen und diese bearbeiten. Die Menge der Aufgaben in der „Doing“-Phase sind jedoch begrenzt und der jeweiligen Belastungsgrenze des Teams angepasst.

Scrum

Eine der bekanntesten Methoden bzw. Frameworks agiler Prozesse ist Scrum. Die Methodik folgt den Werten des agilen Manifests sehr eng.

Verschiedenen Ebenen und feste Zyklen

Wenn Sie sich für ein agiles Projekt nach Scrum entscheiden, verzichten Sie bewusst auf starre Regeln und aufwendige Dokumentation. Umso wichtiger sind deshalb eine einfache Struktur, klar definierte Rollen und ein gut organisiertes Projektteam.

• Legen Sie zu Beginn die Projekt-Rahmenbindungen, die Ziele, das Budget, die Grobplanung und die Teilnehmer in einem Grobkonzept fest.
• Daraus ergeben sich die Projektstruktur, die Epics (Aufgabenmodule) und die User Storys (Arbeitspakete), die umgesetzt werden müssen.

• Die Epics liefern die ersten Einträge für das sogenannte „Product-Backlog“, einer Sammlung aller bereits bekannten Anforderungen und Ziele, die umgesetzt werden sollen.
• Vereinbaren Sie, welche Ergebnisse Ihr Unternehmen erwartet und welche Abteilungen später mit der Software-Lösung arbeiten sollen: beispielsweise nur der Vertrieb, der Service und das Marketing?
• Sammeln und priorisieren Sie im Product-Backlog gemeinsam alle Anforderungen, die für das Projektziel umgesetzt werden müssen.

Rollen im agilen Projektmanagement

Besonders wichtig ist bei der Scrum-Methodik und im agilen Projektmanagement, dass alle Beteiligten ihre Rolle genau kennen und sehr eng zusammenarbeiten. Das Projektteam besteht idealerweise aus Vertretern mehrerer Fachbereiche mit unterschiedlichen Kompetenzen. Das sind die wichtigsten Rollen im agilen Projekt:

• Der Product-Owner ist der Projektleiter auf der Seite des Software-Kunden. Als Entscheider über Anforderungen pflegt er das Product-Backlog und dient als fachlicher Ansprechpartner für Rückfragen.
• Die Rolle des Scrum-Masters übernimmt ein Projektmanager des Software-Anbieters. Als Teamleiter sorgt er für die Einhaltung der Scrum-Regeln und einen möglichst reibungslosen Entwicklungsablauf. Er organisiert die regelmäßigen Meetings und findet Lösungen für auftretende Hindernisse.
• Das Entwicklerteam des Scrum-Masters besteht je nach Projektgröße aus zwei bis zehn erfahrenen Projektmitarbeitern, die eigenständig die User Storys, also die Anforderungsbeschreibungen des aktuellen Sprints, umsetzen.
• Die Stakeholder sind Personen, die ein besonderes Interesse am Projektergebnis haben. Entweder, weil sie das Budget zur Verfügung stellen, das Produkt später benutzen oder in sonstiger Weise durch das Projekt direkt betroffen sind.

Was Sind die Vorteile agiler Projektmethoden?

• Schnellere Auslieferung von Lösungen, da in jedem Sprint ein potenziell auslieferbares Produkt entwickelt wird, das dann bereits im Projektprozess von den Anwendern getestet werden kann.
• So werden Probleme und Fehler schneller aufgedeckt.
• Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, da zwar Meilensteine festgelegt werden, diese aber unabhängig voneinander bearbeitet werden können. Im klassischen Projektmanagement bauen Meilensteine oft aufeinander auf und müssen in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden
• Erhöhte Erfolgsaussichten durch stärkere Fokussierung auf das Ergebnis und die Anwenderakzeptanz
• Schnellere Reaktionszeiten durch täglichen Austausch
• Mehr Kollaboration und Feedback

Checkliste für ein agiles Projekt am Beispiel einer CRM-Einführung: Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Grundsätzlich zahlen sich agile Methoden dann aus, wenn Sie ein umfangreiches Projekt mit einer stark individualisierten Lösung planen, das sich in mehrere Teilziele untergliedern lässt. Ein Beispiel für ein solches Projekt ist die Einführung einer CRM-Software. Gerade wenn Sie Ihre Anforderungen an die Software noch nicht klar definiert haben und diese noch erarbeiten wollen, bieten sich agile Methoden an. Ob ihr agiles Projekt ein Erfolg wird, hängt aber zusätzlich von diesen Faktoren ab:

1. Verfügt Ihr Projektleiter / Ihr Product Owner über die notwendigen Entscheidungskompetenzen?

Agiles Projektmanagement und darauf aufbauende Modelle wie Scrum arbeiten mit eigenverantwortlichen Teams, definierten Rollen, engen Abstimmungen und fixen Arbeitszyklen. Da es im agilen Projekt keinen Projektleiter im klassischen Sinne gibt, muss das Management in die Fähigkeiten von Product Owner und Projektteam vertrauen und Raum für eigenverantwortliches Handeln ermöglichen. Alle Beteiligten müssen sich also auf ein völlig autarkes Vorgehen einlassen.

Ein Projektleiter im agilen Projekt sollte die Verantwortung für sein Team übernehmen, für dessen Interessen einstehen und sich gegenüber Management und späteren Anwendern durchsetzen können.

Flexibilität und Schnelligkeit sind zwei wichtige Kennzeichen agiler Methoden. Entscheidend ist deshalb, dass Probleme und Verzögerungen rasch an das oberste Management eskaliert werden, um den Ablauf des Projekts nicht zu gefährden.

2. Hat Ihr Projektteam genügend Zeit für ein CRM-Projekt?

Das Projektteam besteht aus bis zu zehn teamfähigen Spezialisten aus verschiedenen Fachbereichen und Abteilungen.

Wegen kurzer Abstimmungszyklen sollten alle Projektbeteiligten nach agilen Methoden regelmäßig Zeit für das CRM-Projekt aufwenden können. Hier gilt es schnelle Rückmeldungen zu geben und Entscheidungen zu treffen, um Verzögerungen in der Entwicklung zu verhindern.

3. Wie schnell kann Ihre interne IT reagieren?

Agiles Projektmanagement setzt auf kurze Wege und schnelle Entscheidungen. Insbesondere bei CRM-Projekte muss die interne IT oft möglichst schnell die nötigen Rahmenbedingungen schaffen. Kann sie nicht schnell auf Veränderungen reagieren (etwa weitere Server, Daten, Schnittstellen zu Drittsystemen bereitstellen) oder muss der Einkauf erst eine Entscheidung vom nächsten Management-Meeting absegnen lassen, steht das Projekt plötzlich still.

Dabei ist ein agiles Projekt grundsätzlich nicht Ressourcen-hungriger als ein klassisches, jedoch müssen diese Ressourcen bereits zu Beginn des Projekts verfügbar sein. In klassischen Projekten wird die Infrastruktur beim Kunden tendenziell später installiert und so haben die IT und der Einkauf mehr Vorlaufzeit.

4. Können Sie klare Prioritäten und Ziele für das CRM-Projekt definieren?

Damit agile Projekte erfolgreich sind, ist die Steuerung nach klar definierten Zielen essenziell. Daher ist es wichtig mit den Stakeholdern zu Beginn die Ziele und Epics des Projekts zu definieren und festzuhalten. Hierbei sollten Sie sich – im Sinne des agilen Vorgehens – auf die wesentlichen Ziele fokussieren.

In diesem Punkt unterscheidet sich das agile Projekt nicht wesentlich vom klassischen – schließlich ist es auch in diesem Fall wichtig, Ziele für das Projekt zu definieren. Beim agilen Projekt sind jedoch die Vorgaben zu Beginn wesentlich flexibler und offener.

Fazit: Profitieren Sie von den Vorteilen des agilen Vorgehens

Sind Sie offen für die agile Vorgehensweise und haben die nötigen Vorbereitungen getroffen, werden Sie mit einer hohen Anwenderakzeptanz und einem passgenauen Ergebnis Ihres Projekts belohnt. Insbesondere bei Softwareprojekten und der aktuellen Marktdynamik sollten Sie auf agile Projektmethoden setzen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Nur so können Sie auch während eines Projekts ohne hohe Kosten schnell auf Veränderungen des Marktes und der Anforderungen reagieren.

Veröffentlicht am 29.11.2017
Aktualisiert am 17.06.2021