Das vermehrte Arbeiten aus dem Homeoffice hat eine Reihe von Änderungen in unserer Zusammenarbeit mit sich gebracht. Ob bewusst oder unbewusst, sind wir vermehrt auf die „asynchrone Kommunikation“ umgestiegen. Wenn Teammitglieder an verschiedenen Standorten oder zu verschiedenen Uhrzeiten arbeiten, kann es schwierig sein, sich in Echtzeit auszutauschen. Dies hat zu einem verstärkten Einsatz von Projektmanagement-Tools und Kollaborationssoftware geführt, um Teams dabei zu helfen, organisiert und fokussiert zu bleiben.
Die aktive Anwendung asynchroner Kommunikation ist oft bei größeren Unternehmen zu beobachten – frage man dagegen bei kleineren Betrieben, würde der Austausch häufiger „synchron“ ablaufen. Auch wenn es zunächst einfacher scheint, beispielsweise den Kollegen bei kleinen Fragen anzurufen, so zeigt Ihnen dieser Artikel, warum die asynchrone Art der Kommunikation oft die agilere, und langfristig effektivere ist.
Inhalt
Was versteht man unter asynchroner Kommunikation?
Wie der Begriff „asynchron“ schon sagt, geschieht etwas nicht gleichzeitig. In der Kommunikation spricht man von „asynchron“, wenn zwei oder mehrere Gesprächspartner sich untereinander verständigen, ohne gleichzeitig verfügbar zu sein. Sendet der eine Partner beispielsweise eine E-Mail, so wird, anders als bei einem direkten Gespräch, keine sofortige Antwort erwartet.
Wann arbeite ich asynchron?
Auch, wenn Sie es bisher nicht bewusst getan haben, so arbeiten Sie sicherlich bereits zum größten Teil asynchron.
Sie arbeiten asynchron, wenn Sie zum Beispiel:
- firmenweit genutzte Plattformen (ERP, CRM, xRM, Projektmanagement-Tools, etc.) zum zentralen Informationsaustausch nutzen.
- geteilte Dokumente (Excel-Listen, Word-Dokumente, etc.) bearbeiten.
- eine E-Mail versenden.
- Online-Bewertungen und Kommentare hinterlassen oder kommentieren.
- Tutorials per Video (z.B. für den Onboarding-Prozess) aufzeichnen, teilen oder nutzen.
- einen Thread in einem Forum posten oder beantworten.
Wann arbeite ich synchron?
Synchron kommunizieren bedeutet, dass der Austausch in Echtzeit, also „sofort“, stattfindet (Synchrone Kommunikation). Diese Art der Verständigung ist nicht per se falsch, jedoch sollte sie gezielt eingesetzt werden. Humor, kreative Ideen und Stimmungen lassen sich auf diese, synchrone, Weise am besten vermitteln. Immer dann, wenn eine Situation eine dynamische, schnelle Reaktion bedarf, (z.B. Brainstorming) empfiehlt es sich, „direkt“ zu kommunizieren.
Beispiele für synchrone Kommunikation:
- Persönliche Gespräche (von Angesicht zu Angesicht, Videocalls, Telefonate)
- Teamchats (z.B. Teams, Slack, etc.)
- Brainstorming
- Workshops
- Teambuilding
- Sichtung und Abstimmung eines Designs
- Meetings
Vor- und Nachteile asynchroner Kommunikation
Vorteile
- Steigerung der Produktivität
In den sogenannten „Deep Work“-Phasen arbeiten wir am konzentriertesten. Komplexe Zusammenhänge sind greifbar und wir machen weniger Flüchtigkeitsfehler. Gerade in Großraumbüros werden wir häufig durch Telefonklingeln, Gespräche oder andere Einflüsse abgelenkt. Weil es jedes Mal im Schnitt etwa 25 Minuten dauert, bis wir wieder fokussiert arbeiten können, empfiehlt es sich Benachrichtigungen möglichst auszuschalten und auch seine Kollegen nur in wichtigen Fällen direkt zu kontaktieren.
- Fundierte Entscheidungen
Da Sie den Zeitpunkt, zu dem Sie antworten, selbst bestimmen, können Sie sich vorher in Ruhe ein umfassendes Bild verschaffen.
- Nachvollziehbarkeit
Gerade bei Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum ziehen, ist es wichtig, dass alle involvierten Mitarbeiter Entscheidungen nachvollziehen können. In einigen Branchen ist penible Dokumentation gefordert – im Falle eines Audits können Sie einzelne Schritte jederzeit mit Datum und Namenskennung zurückverfolgen.
- Mitarbeiterzufriedenheit
New Work, hybride Arbeitsmodelle und globale Teams erfordern es, unabhängig von Ort und Zeit arbeiten zu können. Indem jedem einzelnen Teammitglied ermöglicht wird, nach eigenem Zeitplan zu kommunizieren, können Unternehmen das volle Potenzial ihrer Mitarbeiter ausschöpfen und so ein effizienteres und effektiveres Arbeitsumfeld schaffen.
- Mehr Aussagekraft
Mitarbeitern wird durch asynchrone Kommunikation die Möglichkeit gegeben, Ihr Wissen punktgenau zu vermitteln. Die wenigsten Menschen schaffen es, Inhalte in gesprochener Form sinnvoll und kurz zusammenzufassen. Senden Sie eine asynchrone Botschaft, so können Sie sich im Vorfeld genug Zeit über die Reihenfolge des Inhaltes und dessen Vollständigkeit machen.
New Work
Was in Ländern wie Island oder Großbritannien bereits erprobt wird, hält nun auch sporadisch Einzug in deutsche Unternehmen. Flexibilität am Arbeitsplatz und eine gute Work-Life-Balance werden auch hierzulande immer wichtiger für Arbeitnehmer, so das Ergebnis mehrerer Studien, die sich mit New Work befassen. Ihr Team kann dabei frei wählen, wie es sich die Arbeitszeit aufteilt. Häufig können sie zudem entscheiden, ob sie diese auf vier Arbeitstage die Woche oder auf fünf Tage die Woche aufteilen möchten.
Nachteile
- Weniger persönlicher Austausch
Sollten Sie zu stark auf den direkten Austausch verzichten, so könnten die zwischenmenschlichen Kontakte auf Dauer darunter leiden. Mimik, Gestik und Körpersprache sind ein wichtiges Mittel der nonverbalen Kommunikation und lassen sich am besten im direkten Austausch übermitteln.
- Diskussionsgrundlagen
Wertvolle Zwischeneinwände und verworfene Ideen, wie wir sie aus synchronen Meetings kennen, sind oft wertvoll – fallen aber durch die asynchrone Kommunikation oft weg.
- Verzögerungen
Durch den frei wählbaren Beantwortungszeitpunkt ergeben sich oft Verzögerungen. Auch der Verfasser einer asynchronen Botschaft wendet, um die passende Wortwahl seiner zu vermittelnden Informationen zu finden, mehr Zeit auf als beispielsweise bei einem Telefonat.
Best Practice: 10 Regeln für eine möglichst effektive asynchrone Kommunikation am Arbeitsplatz
- Schaffen Sie ein Bewusstsein für die Vorteile asynchroner Kommunikation.
Um die Vorteile von asynchroner Kommunikation voll auszuschöpfen, ist es wichtig, dass Mitarbeiter verstehen, wie sie funktioniert und wie sie in ihren Arbeitsalltag integriert werden kann.
Dank ihr lässt sich bereits nach kurzer Zeit eine verbesserte Work-Life-Balance erreichen, da Mitarbeiter ihre Arbeit flexibler erledigen können.
- Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Kommunikationsplan an die Hand.
Wann verwende ich die asynchrone Kommunikation, wann ist ein synchroner Austausch sinnvoll? Ist ein Meeting sinnvoll? Wie vermittle ich meine Botschaft am deutlichsten? Wie kann ich meine Nachricht möglichst verständlich formulieren? Trage ich aktiv zum Fortschritt des Projekts bei? Welches Schulungsmaterial sollte ich am besten als Video bereitstellen?
- Weniger ist mehr.
Beschränken Sie die Anzahl der Kommunikationskanäle damit alle Mitarbeiter Informationen zentral einsehen können. Eine Kombination aus CRM-System und Chat-Tools hat sich in der Praxis am besten etabliert. Wichtige Chat-Nachrichten können importiert werden und sorgen nachhaltig für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
- Reduzieren Sie die Anzahl der Meetings.
Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeitern, dass es weder gegen die Etikette verstößt, noch von mangelnder Kompetenz zeugt, Meetings zu bestimmten Themen abzulehnen.
Die Zweckmäßigkeit von Meetings sollte regelmäßig überdacht werden. Handelt es sich beispielsweise um einen reinen Statusbericht, so könnte man die Informationen auch zentral abrufbar hinterlegen.
Tipp: legen Sie unternehmensweit fest, zu welchen Themen Meetings abgehalten werden sollten und zu welchen nicht.
- Machen Sie die Kalender Ihrer Mitarbeiter einsehbar.
Die Planung von Besprechungen und der Arbeitsaufgabenkoordinierung wird erleichtert. Transparenz steigert zudem das Vertrauen innerhalb des Teams.
- „Bitte nicht stören.“
Planen Sie sich bewusst „Blocker“ ein, um Ihren Kollegen zu signalisieren, dass Sie diese Zeit einem bestimmten Thema widmen möchten.
Um möglichst effizient und konzentriert zu arbeiten empfiehlt es sich, während dieser Zeit, alle Benachrichtigungen auf dem Arbeitsrechner sowie dem Mobiltelefon auf „stumm“ zu stellen. Nutzen Sie Statusmeldungen, um Ihre Kollegen über Ihre Erreichbarkeit zu informieren.
Tipp: Führen Sie unternehmensweite, meetingfreie Fokuszeiten ein.
- Lassen Sie Ihrem Gegenüber Zeit.
Zur asynchronen Kommunikation gehört auch, dass man seinem Gegenüber genügend Zeit lässt, bis dieser eine ausgereifte Antwort auf Ihre Fragen finden kann.
- Definieren Sie klare Ziele und Erwartungen.
Um Missverständnisse und Rückfragen ihrer Teammitglieder zu vermeiden, sollten Sie Ihr Anliegen möglichst präzise beschreiben. Formulieren Sie zudem, welche Resultate Sie von welchem Personenkreis erwarten.
- Pflegen Sie regelmäßigen, persönlichen Kontakt.
Schaffen Sie genügend Möglichkeiten, die persönlichen Kontakte im „synchronen“ Austausch, beispielsweise bei einem Wochenmeeting zu pflegen.
- Geben Sie Ihren Meetings Struktur.
Halten Sie sich bei Meetings an eine Tagesordnung und dokumentieren Sie die erarbeiteten Punkte. Abwesende Personen erhalten somit im Nachgang eine praktische Übersicht und sind auf dem aktuellstem Stand.
Im Vorfeld sollten die zu besprechenden Themen für den eingeladenen Personenkreis einsehbar sein. So kann sich jeder Mitarbeiter bestens auf die Besprechung vorbereiten.
Warum ein Collaboration Tool die Kommunikation verbessert:
- Mitarbeiter verschwenden keine Energie an internen Prozessen und „Reibungen“ – sind wirksamer und somit zufriedener.
- Themen- statt personenbezogenes Arbeiten ermöglicht es, dass sich alle Beteiligten, die einen Beitrag zum Thema leisten können, dazu motiviert werden sich einzubringen.
- Eine transparente 360° Übersicht bietet die Möglichkeit, Themen zu beobachten und somit stets up-to-date bleiben.
- Eine Zentrale Wissens- und Informationsdatenbank erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, da alle Mitarbeiter auf die gleichen Informationen zugreifen können. Sie bietet neben einer immensen Zeitersparnis auch den Vorteil, dass im Falle von Abwesenheiten oder Austritten von Mitarbeitern keine Informationen mehr verloren gehen können.
- Projektinformationen sind nicht über mehrere Kommunikationswege verstreut, sondern zentral. Der Zugriff auf geteilte Dokumente stellt sicher, dass alle Mitarbeiter auf das aktuelle Dokument zugreifen können. Redundanz wird vermieden.
- Durch vernetzte, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit werden Informationssilos verhindert.
Informationssilo
(Informations-)silos entstehen dann, wenn Informationen aus einer Abteilung die andere nicht erreichen. Auch wenn diese für die Zusammenarbeit wichtig wären.
Das Problem rührt meist daher, dass die Informationen, die einzelne Teams betreffen in sog. „Containern“ eingeordnet sind.
Fazit
Wir leben in einer digitalen Ära – auf Knopfdruck können wir unseren Status teilen, Informationen einholen oder mit Leuten rund um den Erdball in Kontakt treten. Diese Möglichkeit hat auch einen Haken: wir müssen aufpassen, fokussiert zu bleiben. Um möglichst zielgerichtet zu kollaborieren, ist stets darauf zu achten, nicht ausschließlich synchron oder asynchron zu kommunizieren – jede Art hat seine Vorteile. Um die soziale Komponente jedoch nicht zu vernachlässigen und einer Isolation vorzubeugen empfehlen sich regelmäßige, persönliche Meetings.
Freie Zeiteinteilung und Transparenz schaffen nicht nur eine verbesserte Work-Life-Balance – auch Ihr Unternehmen profitiert durch eine durchdachte Kommunikationsstrategie und hybridem Projektmanagement.