Erfolgreiches E-Mail-Marketing

Vor über 30 Jahren wurde die erste E-Mail in Deutschland empfangen. Seitdem hat sich viel getan: E-Mails haben sich als Kommunikationsmittel in der Arbeitswelt durchgesetzt und sind zu einem sehr erfolgreichen Marketing-Kanal geworden. Heute werden täglich Millionen Newsletter und Marketing-Mailings versendet. Wie funktioniert E-Mail-Marketing und was muss man dabei beachten?

Was versteht man unter E-Mail-Marketing?

E-Mail-Marketing ist eine Form des digitalen Marketings. Relevante Inhalte und Informationen werden dabei per E-Mail gezielt an Interessenten und Kunden versendet. Das können verschiedenste Werbebotschaften wie beispielsweise Infos zu Produktneuheiten, Blogartikel, Whitepaper oder auch klassische Newsletter, Einladungen zu Webinaren oder Mailings zu bestimmten Anlässen wie zum Geburtstag oder Weihnachten sein. Mit E-Mail-Marketing lassen sich viele Kontakte, die sich bei Ihnen für den Empfang von E-Mails registriert haben, schnell und zuverlässig mit wenig Aufwand erreichen. Die Kosten sind dabei im Vergleich zu anderen Marketing-Formen gering.

Was sind die Ziele von E-Mail-Marketing?

Ziel des E-Mail-Marketings ist es, Kunden und Interessenten mit relevanten Informationen zu versorgen, ihnen Mehrwert zu bieten und sie so zum Kauf oder zu weiteren Conversions anzuregen.

Was ist eine Conversion?
Als Conversion bezeichnet man einen Vorgang, bei dem ein Interessent eine gewünschte Aktion ausführt. Ein Beispiel wäre der Download eines im Newsletter angebotenen E-Books.

E-Mail-Marketing eignet sich somit sowohl für die Pflege Ihrer Bestandskunden als auch für die Weiterqualifizierung von Interessenten. Durch die persönliche und direkte Kommunikation sorgen Sie dafür, dass der Kontakt zu Ihren Kunden und Interessenten nicht abbricht und schaffen immer wieder neue Touchpoints. Damit können Sie die Beziehung zu Ihren Interessenten festigen und die Kundenbindung erhöhen.

Vorteile von E-Mail-Marketing für Unternehmen

• Mehr Umsatz: E-Mail-Marketing zählt zu den effizientesten Online-Marketing-Kanälen. Durch Rabattaktionen oder Sonderangebote per E-Mail lassen sich schnell, einfach und effektiv neue Umsätze generieren.
• Schnelle Kommunikation: Über E-Mails können Sie schnell eine Vielzahl von Interessenten erreichen und mit wichtigen Informationen und Angeboten versorgen.
• Geringe Kosten: Im Vergleich ist E-Mail-Marketing deutlich kostengünstiger als andere Marketing-Formen. Sie zahlen lediglich für das Tool, das Sie für den Versand Ihrer Mailings verwenden. Bei vielen CRM-Lösungen ist eine E-Mail-Marketing Funktion ohne zusätzliche Kosten inbegriffen.

• Direkte Zielgruppenansprache: Mit E-Mail-Marketing können Sie Ihre Kunden und Interessenten individuell und persönlich ansprechen und für unterschiedliche Zielgruppen unterschiedliche Mailings erstellen. So erhalten Ihre Interessenten nur für sie interessante E-Mails.
• Stärkung der Kundenbindung: Haben Sie die Einwilligung zum Erhalt von E-Mails von Ihrem Interessenten erhalten, können Sie ihn entlang der gesamten Customer Journey begleiten. Darüber hinaus können Sie mir E-Mail-Marketing auch inaktive Kunden mit passenden Angeboten reaktivieren. So binden Sie Ihre Kunden langfristig.
• Einfache Erfolgsmessung: Im E-Mail-Marketing können Sie direkt nach Versand die Aussendungen, Öffnungsraten und Linkklicks beobachten. So können Sie direkt und in Echtzeit tracken, wie die Kampagne bei den Empfängern ankommt.

Was ist der Unterschied zwischen E-Mailing und Newsletter?

Im Grunde genommen ist jeder Newsletter auch zugleich ein E-Mailing, aber nicht jedes E-Mailing ein Newsletter. Kennzeichnend für einen Newsletter ist der Versand in regelmäßigen Abständen. Die Themen sind meistens vielfältig und können von Produktneuheiten über Events bis hin zu besonderen Angeboten, Tipps, Neuigkeiten aus dem Unternehmen und vielem mehr reichen. Versendet wird ein Newsletter an alle Abonnenten, das heißt an alle, die sich für den Newsletter auf der Website registriert haben.

Neben dem Newsletter gibt es auch E-Mailings in Form von Direct-Mailings wie zum Beispiel Eventeinladungen und Kundenumfragen, die an eine spitzere Zielgruppe als der Newsletter versendet werden. Hier werden Kunden persönlich angesprochen und eine bestimmte Interaktion also zum Beispiel die Anmeldung zum Event oder die Teilnahme an der Umfrage soll erreicht werden.

Darüber hinaus gibt es auch noch automatisierte E-Mails, dazu zählen zum Beispiel Geburtstagsmailings, Willkommensmailings oder Transaktions-Mailings wie Bestellbestätigungen, die automatisch versendet werden. Umfangreiche E-Mail-Marketing-Tools wie beispielsweise ein CRM-System bieten die Möglichkeit für den automatisierten Versand. Stichwort hierfür lautet Marketing Automation.

Wie funktioniert E-Mail-Marketing?

Starten Sie Ihr E-Mail-Marketing Schritt für Schritt.

1. Das passende Tool finden

Damit reibungsloses E-Mail-Marketing gelingt, benötigen Sie das passende Tool an Ihrer Seite. Vergleichen Sie dafür verschiedene Anbieter, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Drei Dinge sollten Sie bei der Wahl des Anbieters besonders beachten:

• Professionalität des Anbieters: Achten Sie darauf, dass die Server Ihres Anbieters auf den wichtigsten Whitelists aufgeführt sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails auch bei den Empfängern ankommen und nicht im Spamordner landen.
• Standort des Anbieters: Beim Thema Datenschutz ist auch der Standort Ihres Anbieters entscheidend. Nur deutsche Anbieter sind verpflichtet die in Deutschland geltenden Datenschutzrichtlinien für Empfängerdaten zu erfüllen. Deshalb sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Sicherheit Ihrer Kundendaten gewährleistet wird.
• Preismodell des Anbieters: Auch bei den Preismodellen unterscheiden sich die Lösungen. Häufig wird nach Empfängerzahl oder versendeten E-Mails abgerechnet. Finden Sie den passenden Tarif für Ihr Unternehmen und achten Sie darauf, dass Ihnen ausreichend Versandkapazität zur Verfügung stehen. Viele CRM-Anbieter verfügen in der Regel auch über E-Mail-Marketing Funktionen, die Ihnen im Rahmen Ihrer Lizenz kostenfrei zur Verfügung stehen.

2. Empfängerliste aufbauen

Für den Start von E-Mail-Marketing benötigen Sie natürlich, Sie ahnen es, E-Mail-Adressen und Empfängerdaten. Bieten Sie auf Ihrer Website eine Möglichkeit zur Newsletter-Registrierung an, so können Sie Kontaktdaten von Ihren Kunden und Interessenten sammeln. Die Registrierung können Sie durch Rabattaktionen wie beispielsweise 10% auf die erste Bestellung bei Newsletter-Anmeldung attraktiver gestalten und somit die Anmeldungen erhöhen. Achten Sie bei der Newsletter-Registrierung unbedingt auf ein Double-Opt-in-Verfahren.

Was ist das Double-Opt-in-Verfahren?

Um die DSGVO einzuhalten, müssen die Newsletter-Empfänger der Aufnahme in Ihren Newsletter-Verteiler explizit zustimmen. Mit dem Double-Opt-in-Verfahren setzen Sie diese Anforderung der Datenschutz-Grundverordnung rechtssicher um. Der Empfänger muss dafür die Einwilligung zum Empfang des Newsletters doppelt erteilen. Einmal per Mausklick bei der Anmeldung und das zweite Mal zusätzlich per Link in einer an ihn versendeten Bestätigungs-E-Mail. In einem CRM-System lässt sich das Double-Opt-in-Verfahren einfach abbilden: Einwilligung oder Ablehnung wird direkt beim Kontakt hinterlegt. So gehen Sie beim Versand von Newslettern oder Werbemails kein Risiko ein, da das System den Versand an Kontakte mit Werbesperre verhindert.

3. Content und Design erstellen

Damit Ihre Mailings geöffnet werden, müssen die Inhalte und auch die Optik Ihre Zielgruppe ansprechen. Gestalten Sie Ihre Mailings im Corporate Design Ihres Unternehmens, bauen Sie Ihr Logo ein und verwenden Sie Bildmaterial. So sieht der Empfänger auf den ersten Blick, dass die E-Mail von Ihnen ist. Über einen visuellen E-Mail-Editor in den gängigen E-Mail-Marketing-Tools können Sie mit wenigen Klicks Mailings erstellen und verschiedene Layouts testen. Auch beim Inhalt sollten Sie Ihre Zielgruppe einbeziehen. Wählen Sie passenden Content und bieten Sie Ihren Kunden einen Mehrwert. Nutzen Sie klare Call-to-Action-Buttons (CTA) mit einer konkreten Handlungsaufforderung. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mailings persönlich gestalten und bei der Anrede den Namen des Empfängers verwenden. So fühlt er sich direkt angesprochen.

4. E-Mail-Verteiler bestimmen

Welche Zielgruppe soll das erstellte Mailing erhalten? Nicht jede E-Mail ist für alle Ihre verfügbaren Empfänger relevant. Selektieren Sie deshalb aus Ihrem Verteiler diejenigen Empfänger, die Sie konkret mit Ihrem Mailing ansprechen wollen. In Ihrem CRM-System können Sie beispielsweise ganz einfach nach Geschlecht, Kundenstatus, Berufsposition etc. selektieren und so eine gezielte Empfängergruppe bestimmen.

5. Mailing versenden

Sobald das Mailing finalisiert und getestet wurde, die Empfänger feststehen und der richtige Versandzeitpunkt gewählt wurde, können Sie den Versand des Mailings starten oder auf einen gewünschten Zeitpunkt in der Zukunft legen. Je nachdem wie viele Versandkapazitäten Ihr Anbieter ermöglicht, erfolgt der Versand von mehreren tausend Mails innerhalb von wenigen Minuten.

6. Erfolge messen

E-Mail-Marketing endet nicht mit dem erfolgreichen Versand eines Mailings. Im Nachhinein können Sie den Erfolg messen und Optimierungen für kommende Mailings vornehmen. Mit dem richtigen Tool stehen Ihnen wichtige Kennzahlen zur Verfügung. Sehen Sie zum Beispiel Öffnungsraten, Linkklicks und Abmelderaten direkt in Ihrem Tool ein.

Was sollte man bei E-Mail-Marketing beachten?

• Richtiger Zeitpunkt: Wählen Sie den passenden Zeitpunkt für den Versand Ihres Mailings. Je nach Branche und Zielgruppe können die besten Tage und Uhrzeiten für den Versand variieren. Führen Sie A/B-Tests durch und finden Sie heraus, wann Ihre Mailings am besten angenommen werden.
• Richtige Zielgruppe: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Empfänger nur mit für sie relevanten Informationen und Angeboten versorgen. Versenden Sie zu viele E-Mails mit uninteressantem Inhalt, ist die Abmeldung vom Newsletter nur einen Klick entfernt.
• Möglichkeit zur Abmeldung: Laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat jeder Ihrer Empfänger zu jedem Zeitpunkt das Recht, die Einwilligung zum Empfang von Newslettern und Werbemails zu widerrufen. Das bedeutet: Jeder Newsletter und jedes Marketing-Mailing muss auch über einen Abmeldelink verfügen. Vergessen Sie ihn nicht im Footer des Mailings zu platzieren.
• Mobile Darstellung: Vor allem im B2C-Bereich werden E-Mails überwiegend über Smartphones geöffnet. Achten Sie beim Layout deshalb unbedingt darauf, dass die Darstellung responsiv ist und sich an das Endgerät anpasst. Über welche Geräte Ihre Mailings geöffnet werden, können Sie ebenfalls über Ihr E-Mail-Marketing-Tool oder CRM einsehen.
• Mailings testen: Vor Versand sollten Sie Ihren Newsletter unbedingt überprüfen. Senden Sie sich dafür vorab eine Test-E-Mail, vergewissern Sie sich, dass die Darstellung passt, überprüfen Sie das Mailing auf Tippfehler und testen Sie ob hinterlegte Links funktionieren.

E-Mail-Marketing im CRM-System

Lernen Sie Vorteile über E-Mail-Marketing im CRM kennen.

1. Alles über ein System abbilden

Im CRM können Sie Ihr gesamtes E-Mail-Marketing in einem System abwickeln. Greifen Sie direkt auf Ihre Kundendaten zu, fügen Sie Empfänger zum Mailing hinzu und starten Sie ohne Systembruch den Versand. Das spart nicht nur lästige Importe von Kontaktdaten sondern auch Zeit bei der Erstellung.

2. Gestaltung per Mausklick

Im CRM-System können Sie Mailings mit nur wenigen Klicks erstellen. Verwenden Sie verschiedene Vorlagen, die Sie ganz einfach an Ihr Unternehmen anpassen können.

3. E-Mail-Marketing Kampagnen erstellen

Ein weiterer Vorteil eines CRM-Systems ist, dass Sie ganze E-Mail-Kampagnen oder Strecken abbilden können. Planen Sie Lead-Nurturing-Strecken, in denen Sie festlegen, welche aufeinanderfolgenden, automatisierten Mailings Ihre Interessenten erhalten sollen. Gestalten Sie die Folgestrecken individuell nach den Interessen und Interaktionen des Empfängers. Wird die E-Mail nicht geöffnet, kann im nächsten Schritt zum Beispiel eine andere E-Mail an diesen Empfänger verschickt werden, als an jemanden, der die E-Mail geöffnet hat. Im CRM lassen sich solche Strecken-Planungen ganz einfach über sogenannte Workflows abbilden.

4. Auswertungen einsehen

Das Controlling Ihrer E-Mail-Marketing-Aktivitäten können Sie direkt im CRM einsehen. Anhand von Diagrammen erhalten Sie in Sekundenschnelle Einblick in das Nutzungsverhalten Ihrer Empfänger.

Fazit: Mit E-Mail-Marketing Kundenbindung stärken

E-Mail-Marketing zählt zu den effektivsten Online-Marketing-Methoden. Es ist kostengünstig und ermöglicht, eine Vielzahl an Interessenten und Kunden schnell und einfach mit relevanten Informationen und Angeboten zu erreichen. So lässt sich die Beziehung zu Interessenten stärken und die Bindung zu Kunden festigen. Mit dem richtigen E-Mail-Marketing-Tool wie beispielsweise einem CRM-System, sorgen Sie dafür, dass der Versand reibungslos abläuft. Darüber hinaus decken Sie Optimierungspotenziale auf und können Ihr E-Mail-Marketing in Zukunft noch erfolgreicher gestalten.