Durch die Digitalisierung haben sich Geschäftsprozesse in den meisten Branchen stark weiterentwickelt. E-Procurement, die elektronische Beschaffung von Rohstoffen, Werkzeugen und Dienstleistungen, ist für Unternehmen ein wichtiger Bestandteil dieser Transformation. In diesem Blogartikel erfahren Sie, was E-Procurement ist und wie Unternehmen von der modernen Beschaffungsmethode profitieren können.
Inhalt
Was ist E-Procurement?
E-Procurement, beziehungsweise Electronic Procurement bedeutet „elektronische Beschaffung“. Es bezeichnet den Einsatz von digitalen Technologien und Internet-basierten Plattformen zur Beschaffung von Produkten, Rohstoffen und Dienstleistungen in Unternehmen. Durch E-Procurement können Unternehmen Beschaffungsprozesse optimieren und automatisieren und dadurch die Effizienz steigern, Kosten senken sowie die Nachvollziehbarkeit aller Transaktionen erhöhen.
Was ist der Unterschied zwischen E-Procurement und E-Commerce?
E-Procurement und E-Commerce sind ähnliche Bereiche und nutzen ähnliche Technologien, haben jedoch unterschiedliche Ziele und Zielgruppen. Um den Unterschied zwischen den beiden Begriffen zu verstehen, hilft die Definition von E-Commerce:
Was ist E-Commerce?
E-Commerce bezeichnet den Handel von Produkten oder Dienstleistungen über das Internet. Kunden (B2C) können Produkte online bestellen und bezahlen, die dann zu ihnen nach Hause geliefert werden.
Im Gegensatz dazu geht es beim E-Procurement um den professionellen Einkauf von Waren und Dienstleistungen für den internen Unternehmensgebrauch, aber auch um die digitale Abbildung schon Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Der Fokus von E-Procurement liegt auf der Optimierung interner Unternehmensprozesse und der Verbesserung der Lieferantenbeziehungen.
Der E-Procurement-Prozess
Der E-Procurement-Prozess umfasst eine Reihe von Schritten, die den gesamten Beschaffungszyklus digital abbilden. Jeder Schritt wird durch digitale Tools unterstützt, die manuelle Aufgaben minimieren und die Prozessgeschwindigkeit erhöhen. Ein gut implementierter E-Procurement-Prozess führt zu einer nahtlosen Integration der Lieferkette und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten.
Der E-Procurement-Prozess besteht aus folgenden Phasen:
1. Bedarfsermittlung
Die Bedarfsermittlung ist der erste Schritt im E-Procurement-Prozess. Unternehmen identifizieren und spezifizieren die benötigten Produkte oder Dienstleistungen. Durch digitale Tools kann die Bedarfsermittlung automatisiert und in Echtzeit aktualisiert werden, was zu einer besseren Planung und Vermeidung von Überbeständen führt. Dabei können die richtigen Tools Nachbestellungen sogar selbst auslösen und so Leerstände verhindern.
2. Lieferantenmanagement
Im geht es darum, geeignete Lieferanten zu identifizieren, zu bewerten und zu verwalten. Ein gut strukturiertes Lieferantenmanagement ist wichtig, um Lieferanten zu organisieren und Ihre Beschaffungsstrategie zu optimieren. Mit E-Procurement können Unternehmen Lieferantenbewertungen und -auswahlprozesse basierend auf Kriterien wie Preis, Qualität und Lieferzeit automatisieren. Elektronische Lieferantenportale ermöglichen eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten, was zu einer stärkeren und transparenteren Lieferantenbeziehung führt.
3. Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement umfasst die Erstellung, Verhandlung, Überwachung und Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten. E-Procurement-Systeme bieten digitale Werkzeuge zur Automatisierung des Vertragslebenszyklus, von der Vertragserstellung bis zur Archivierung. Dies erleichtert die Einhaltung von Vertragsbedingungen, reduziert rechtliche Risiken und hilft dabei den Überblick über Verträge und Vertragsversionen zu behalten.
4. Beschaffung
Der Beschaffungsprozess umfasst die Bestellung der benötigten Waren und Dienstleistungen. E-Procurement-Systeme ermöglichen die elektronische Erstellung, Genehmigung und Übermittlung von Bestellungen. Durch die Integration mit Lieferantensystemen können Bestellungen automatisch bestätigt und verfolgt werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler im Bestellprozess.
5. Zahlung
Die Zahlung ist ein wesentlicher Schritt im E-Procurement-Prozess. Digitale Zahlungssysteme ermöglichen eine schnelle und sichere Abwicklung von Rechnungen. Automatisierte Workflows können Rechnungen validieren, genehmigen und Zahlungen auslösen. Dies führt zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung, verbessert die Liquiditätsplanung und reduziert das Risiko von Fehlern.
6. Beschaffungsanalyse
Die Beschaffungsanalyse ist der letzte Schritt im E-Procurement-Prozess und ein wesentlicher Unterschied zum traditionellen Procurement Cycle. Beschaffungsdaten können analysiert werden, um Muster und Trends zu erkennen und die Effizienz der Beschaffungsprozesse zu bewerten. E-Procurement-Systeme bieten dazu Analysetools, die detaillierte Berichte und Dashboards erstellen. Dies unterstützt strategische Entscheidungen und ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen im Beschaffungsprozess.
Systeme und Architekturen von E-Procurement
Im E-Procurement gibt es verschiedene Systemarchitekturen. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen offenen, halboffenen oder geschlossen Systemen.
Offene Systeme
Offene Systeme im E-Procurement sind so konzipiert, dass sie problemlos mit anderen Softwarelösungen und Plattformen integriert werden können. Dazu werden standardisierte Schnittstellen und Protokolle genutzt, die den Datenaustausch und die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen erleichtern.
Vorteile:
- Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit des Systems
- Einfachere Integration mit bestehenden IT-Infrastrukturen und Drittanbieter-Anwendungen
- Bessere Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen
Nachteile:
- Geringere Sicherheit und Kontrolle, durch viele externe Schnittstellen
- Höhere Komplexität bei der Verwaltung und Sicherstellung der Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen
Halboffene Systeme
Halboffene Systeme ermöglichen die Integration mit ausgewählten externen Systemen und Plattformen. Allerdings gelten mehr Beschränkungen und Sicherheitsvorkehrungen als bei offenen Systemen.
Vorteile:
- Bessere Sicherheitskontrollen im Vergleich zu offenen Systemen
- Flexibilität zur Integration mit wichtigen Geschäftspartnern und -systemen.
- Kontrolle darüber, welche externen Anwendungen und Systeme integriert werden können
Nachteile:
- Eingeschränktere Integrationsmöglichkeiten im Vergleich zu offenen Systemen
- Höherer Aufwand für die Anpassung und Verwaltung der Integrationen
Geschlossene Systeme
Geschlossene Systeme sind firmeneigene Lösungen, die hauptsächlich innerhalb einer Organisation verwendet werden.
Diese Systeme haben stark eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten mit externen Systemen und Plattformen.
Vorteile:
- Hohe Sicherheit und Kontrolle über die Daten und Prozesse
- Wenig Komplexität bei der Systemverwaltung, da keine oder nur sehr wenige externe Schnittstellen vorhanden sind
- Ideal für Organisationen mit strengen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
Nachteile:
- Geringe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- Schwierigkeiten bei der Integration mit Partner- oder Lieferantensystemen
- Isolation und Redundanz führen dazu, dass andere Systeme nicht integriert werden können
Die Wahl zwischen offenen, halboffenen und geschlossenen Systemen im E-Procurement hängt von den spezifischen Anforderungen und Prioritäten eines Unternehmens ab. Offene Systeme bieten maximale Flexibilität und Integration, während geschlossene Systeme höchste Sicherheit und Kontrolle gewährleisten. Halb offene Systeme bieten sowohl Integrationsmöglichkeiten als auch hohe Sicherheit.
Sell-Side-Systeme, Buy-Side-Systeme und Many-to-Many-Systeme
E-Procurement-Lösungen können zudem in Sell-Side-Systeme, Buy-Side-Systeme und Many-to-Many-Systeme unterteilt werden. Diese unterscheiden sich in ihrer Ausrichtung und Funktionalität.
Sell-Side-Systeme
Sell-Side-Systeme werden direkt vom jeweiligen Lieferanten betrieben, um Produkte und Dienstleistungen an Unternehmen zu verkaufen.
Diese Systeme sind in die Website des Lieferanten integriert und ermöglichen es den Käufern, Produkte auszuwählen, Preise zu prüfen und Bestellungen aufzugeben.
Buy-Side-Systeme
Buy-Side-Systeme werden von Käufern betrieben, um ihre Beschaffungsprozesse zu zentralisieren und zu automatisieren. Sie sind in die IT-Infrastruktur des Käufers integriert und ermöglichen es, Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten zu platzieren. Der Vorteil hierbei ist, dass diese Systeme direkt mit internen Systemen wir ERP und CRM integriert werden können und Beschaffungsvorgänge vereinfacht und zentralisiert werden. Allerdings müssen die Lieferanten bereit sein, mit dem Buy-Side-System zu arbeiten.
Many-to-Many-Systeme
Many-to-Many-Systeme, auch Marktplatzsysteme genannt, bieten eine Plattform, auf der viele Käufer und viele Lieferanten interagieren können. Diese Systeme werden von Drittanbietern betrieben und fungieren als sogenannter „Markplatz“ für Anbieter und B2B-Kunden.
Vorteile von E-Procurement
E-Procurement-Systeme automatisieren den Einkaufs- und Verkaufsprozess sowohl auf Seiten des Käufers als auch auf Seiten des Lieferanten. Dadurch bieten sie Unternehmen erhebliche Vorteile, wie Effizienzsteigerungs- und Einsparungspotenziale.
Automatisierung
E-Procurement-Lösungen automatisieren Routineaufgaben. Darunter fällt das Vergleichen von Angeboten, die manuelle Eingabe von Bestelldaten und die Genehmigung von Bestellungen. Die Automatisierung reduziert den Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter erheblich und ermöglicht es ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren zu können.
Effizienzsteigerung
Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses führt zu einer erheblichen Verkürzung der Bearbeitungszeiten. Bestellungen können schneller oder teilweise automatisch bearbeitet und genehmigt werden. Zudem können alle Prozessbeteiligten sämtliche Beschaffungsinformationen in Echtzeit im System einsehen.
Rechteverteilung und Genehmigungsprozesse
Ein E-Procurement-System unterstützt die Vergabe und Einhaltung von Freigaberechten. So kann sichergestellt werden, dass Bestellungen nur von autorisierten Mitarbeitern genehmigt werden. Freigaberechte lassen sich leicht vergeben oder entziehen.
Transparenz und Kontrolle
E-Procurement-Systeme erhöhen die Transparenz, da alle Schritte im Einkaufsprozess digital dokumentiert werden und jederzeit einsehbar sind, was die Nachverfolgung und Kontrolle vereinfacht.
Kostenersparnis
Direkte Einsparungen:
Langfristig bringt die Einführung eines E-Procurement-Systems Ihrem Unternehmen bedeutende Einsparungen. Dies gilt insbesondere für die Reduzierung der Lagerhaltungskosten, da schnellere Bestellabwicklungen kürzere Lagerzeiten und geringere Lagerkosten ermöglichen.
Indirekte Einsparungen:
Durch die Reduzierung von Erfassungsfehlern und die Automatisierung von Prozessen werden auch indirekte Kosten reduziert.
Flexibilität
E-Procurement ermöglicht es, Angebote einfach und flexibel zu vergleichen und Bestellungen an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.
E-Procurement-Tools
E-Procurement-Tools und CRM-Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Beschaffungsprozessen. Sie bieten zahlreiche Funktionen, die den Einkauf effizienter, transparenter und kostengünstiger gestalten.
Welche E-Procurement-Software gibt es?
Lieferantenmanagement-Software
Funktion: Verwaltung und Bewertung von Lieferanteninformationen und -leistungen.
Vorteil: Ermöglicht eine strukturierte und transparente Lieferantenauswahl sowie die kontinuierliche Überwachung der Lieferantenleistung. Dadurch können Sie schnell auf Fehler beim Lieferanten reagieren sowie bessere besseren Beziehungen zum Lieferantennetzwerk aufbauen.
Vertragsmanagement-Software
Funktion: Verwaltung und Überwachung von Verträgen, inklusive Fristen und Vertragsbedingungen.
Vorteil: Reduziert das Risiko von Vertragsverstößen und sorgt für die Einhaltung aller vertraglichen Verpflichtungen, wodurch finanzielle und rechtliche Risiken minimiert werden. Zudem behalten Sie den Überblick über Verträge und Vertragsversionen.
Bestellplattformen
Funktion: Erleichtert die Produktauswahl sowie die Durchführung und Nachverfolgung von Bestellungen.
Vorteil: Beschleunigt den Bestellprozess und ermöglicht eine einfache und schnelle Beschaffung von Waren.
Zahlungs- und Abrechnungs-Tools
Funktion: Verwaltung und Automatisierung von Zahlungsprozessen.
Vorteil: Beschleunigt die Zahlungsabwicklung und verbessert die Transparenz, was zu einer besseren Liquiditätsplanung führt.
Reporting- und Analysetools:
Funktion: Bereitstellung von Analyse- und Berichtsfunktionen zur Überwachung und Optimierung der Beschaffungsprozesse.
Vorteil: Ermöglicht fundierte Entscheidungen und die Identifizierung von Einsparungspotenzialen durch detaillierte Einblicke in Beschaffungsdaten.
CRM-Systeme im E-Procurement
Die Verknüpfung von E-Procurement und CRM bietet Ihnen viele Vorteile.
Zentrale Datenverwaltung
Daten werden zentral beim Kontakt gespeichert, was die Transparenz erhöht und den Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert.
Verbesserte Kommunikation
Die Integration von E-Mail, Kalender und Aufgabenmanagement erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten.
Beschaffungsanalysen
Durch die Daten im CRM können mit weniger Klicks auch Beschaffungsanalysen durchgeführt werden. Diese bieten wertvolle Einblicke zur Verbesserung der Einkaufsstrategien und zur Maximierung der Kosteneffizienz.
CRM wird zu xRM
CRM-Systeme sind längst nicht mehr nur Tools für das Kontaktmanagement. Über CRM-Systeme lassen sich mittlerweile alle Beziehungen von Unternehmen zu Kunden, Partnern und Lieferanten abbilden. Diese Systeme nennt man xRM-Systeme: Extended-Relationship-Management oder auch Any-Relationship-Management.