E-Rechnungspflicht 2025: Die wichtigsten Fragen und Antworten

Grundsätzlich sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, für Geschäftsvorfälle im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen, wenn sie Rechnungen an andere inländische Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber senden. Die Verpflichtung gilt ausschließlich für inländische Rechnungen, die innerhalb Deutschlands ausgestellt werden. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Aufgrund der Umstellungskosten gibt es Übergangsregelungen: Während große Unternehmen ab 2025 verpflichtet sind, wird die Pflicht bis 2028 schrittweise auf kleine und mittlere Unternehmen ausgeweitet. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Unternehmen ausreichend Zeit haben, ihre Systeme anzupassen.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in der EU fest. Sie verpflichtet die Mitgliedstaaten, einheitliche Standards für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen einzuführen. In Deutschland wurde die Richtlinie durch das E-Rechnungsgesetz umgesetzt, das vorschreibt, dass alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. Ab dem 27. November 2018 gilt diese Verpflichtung zunächst für Bundesbehörden und ab April 2020 auch für alle Länder und Kommunen. Ziel der Richtlinie ist es, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und die Digitalisierung voranzutreiben.

Die europäische Norm EN 16931 definiert ein einheitliches Datenmodell für elektronische Rechnungen, das eine fehlerfreie automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie definiert Pflichtfelder (z.B. Rechnungsbetrag, Steuersätze, Absender und Empfänger) sowie Geschäftsregeln für Konsistenz und Integrität. Die EN 16931 bildet die Grundlage für Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Das Wachstumschancengesetz, das in Deutschland im Jahr 2023 verabschiedet wurde, ist ein umfassendes Gesetzespaket mit steuerlichen Entlastungen und Maßnahmen zur Stärkung des Wirtschaftswachstums. Ziel ist es, die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für Unternehmen durch steuerliche Anreize und strukturelle Reformen zu verbessern. Ein wesentlicher Bestandteil des Gesetzes ist die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2025 für inländische B2B-Geschäfte, um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen, die Steuertransparenz zu erhöhen und die Digitalisierung der Rechnungslegung voranzutreiben.

Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten im XML-Format, die maschinenlesbar sind. Bei ZUGFeRD ist zusätzlich ein PDF eingebettet, das die Rechnung für Menschen lesbar macht. XRechnung hingegen ist rein XML-basiert. Beide Formate enthalten alle notwendigen Daten, wie Absender, Empfänger, Rechnungsbetrag und Steuerinformationen.

Die E-Rechnung bietet viele Vorteile: Die Rechnungsdaten werden direkt in Buchhaltungs-, ERP- oder CRM-Systemen automatisiert verarbeitet, wodurch manuelle Eingaben entfallen und Fehler minimiert werden. Die digitale Verarbeitung spart Druck-, Versand- und Lagerkosten und ermöglicht schnelleren Versand, effizientere Bearbeitung und schnellere Bezahlung.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie der XRechnung vorliegen. Ziel ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren, zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

Wichtig zu wissen:

• Die XRechnung ist für Bundesbehörden bereits seit 2020 verpflichtend.
• Ab 2025 wird die Verpflichtung auf Länder und Kommunen sowie alle Lieferanten ausgeweitet.

Eine XRechnung wird mit einer speziellen Software (z.B. CRM) erstellt, die das strukturierte XML-Format nach EN 16931 unterstützt. Die Rechnungsdaten wie Absender, Empfänger, Beträge und Steuersätze werden in Pflichtfeldern erfasst und maschinenlesbar gespeichert. Der Versand erfolgt elektronisch, in der Regel über PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) oder andere sichere Übertragungswege, und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung beim Empfänger.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine Form der elektronischen Rechnung im Format des ZUGFeRD (Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). ZUGFeRD kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem PDF-Dokument und ermöglicht so Rechnungen, die sowohl maschinell als auch von Menschen lesbar sind. Diese hybride Struktur macht ZUGFeRD besonders flexibel und kompatibel für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B) und öffentlichen Auftraggebern (B2G) in Deutschland.

Merkmale einer ZUGFeRD-Rechnung:

• Hybridformat: Die Rechnung besteht aus einer PDF-Datei, die eine XML-Datenstruktur enthält. Das PDF ist für die manuelle Ansicht geeignet, während die XML-Daten direkt in die Buchhaltungssoftware eingelesen werden können.
• Standardkonformität: Die ZUGFeRD 2.x-Versionen erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, was die Kompatibilität mit anderen EU-Ländern sicherstellt.
• Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit: Durch die PDF/XML-Kombination können ZUGFeRD-Rechnungen einfach per E-Mail versendet werden und müssen nicht zwingend über spezielle E-Rechnungsportale versendet werden.

Vorteile von ZUGFeRD:

• Effiziente Automatisierung: Da die XML-Daten maschinenlesbar sind, können sie automatisch in ERP- oder Buchhaltungssysteme importiert werden.
• Kompatibilität: Die PDF-Komponente ermöglicht das Öffnen und Lesen der Rechnung ohne zusätzliche Software, während die XML-Komponente die Anforderungen an eine automatisierte elektronische Verarbeitung erfüllt.

ZUGFeRD kombiniert eine PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten und ermöglicht so sowohl die manuelle Anzeige als auch die automatisierte Verarbeitung. Die Rechnung wird im PDF/A-3-Format erstellt, wie ein normales PDF per E-Mail versendet und beim Empfänger entweder manuell geöffnet oder die XML-Daten werden automatisch in das IT-System importiert und weiterverarbeitet.

Eine ZUGFeRD-Rechnung erkennen Sie an folgenden Merkmalen: Sie liegt im PDF/A-3-Format vor und ist aufgrund der eingebetteten XML-Daten in der Regel etwas größer als eine normale PDF-Datei. Mit geeigneter Software (z.B. PDF-Viewer mit XML-Unterstützung oder E-Rechnungssoftware) können Sie überprüfen, ob die XML-Daten korrekt eingebettet sind. Einige Unternehmen kennzeichnen ihre Rechnungen auch explizit als „ZUGFeRD-konform“. Zur Validierung können Tools wie ZUGFeRD-Validatoren oder spezielle ERP-Systeme eingesetzt werden.

ZUGFeRD ist vor allem für Unternehmen und Organisationen interessant, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und automatisieren wollen und dabei Wert auf Flexibilität bei der Übermittlung und Kompatibilität mit bestehenden Systemen legen. Die wichtigsten Gruppen, die von ZUGFeRD profitieren, sind:

• Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): ZUGFeRD ermöglicht es KMU, Rechnungen ohne große IT-Investitionen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Die PDF/XML-Kombination ermöglicht den einfachen und kostengünstigen Versand der Rechnung per E-Mail.
• Unternehmen mit diversifizierter Kundenstruktur: Für Unternehmen, die sowohl mit öffentlichen Auftraggebern als auch mit privaten Geschäftspartnern (B2B) zusammenarbeiten, ist ZUGFeRD ideal. Durch die Kompatibilität mit den Anforderungen der Norm EN 16931 ist ZUGFeRD auch für EU-weit tätige Unternehmen geeignet.
• Öffentliche Auftraggeber und deren Auftragnehmer: In Deutschland wird für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) häufig das Format XRechnung ZUGFeRD 2.x ermöglicht jedoch durch seine Konformität zur EN 16931 auch den Einsatz im öffentlichen Sektor, wenn ZUGFeRD-basierte Rechnungen akzeptiert werden.
• Unternehmen, die Automatisierung wünschen, aber PDF-Kompatibilität benötigen: Da ZUGFeRD eine Hybridstruktur aus PDF und XML bietet, kann es als lesbare PDF-Rechnung versendet werden, während die eingebetteten XML-Daten einen automatisierten Import in Buchhaltungssysteme ermöglichen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Kunden oder Lieferanten nicht über eine spezielle Infrastruktur für E-Rechnungen verfügen.

Unternehmen, die EU-weit tätig sind: Da ZUGFeRD 2.x europäischen Standards entspricht, ist es ein gutes Format für Unternehmen, die grenzüberschreitend in der EU tätig sind und die Interoperabilität mit anderen Ländern sicherstellen wollen.

XRechnung ist ein reines XML-Format, das ausschließlich maschinenlesbar ist und hauptsächlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet wird.

ZUGFeRD hingegen kombiniert PDF und XML und ist sowohl menschlich als auch maschinell lesbar und somit für B2B- und B2G-Transaktionen geeignet. Beide Formate entsprechen der EN 16931 und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.

Unternehmen benötigen Software, die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Dazu gehören Buchhaltungs-, ERP- oder CRM-Systeme sowie Cloud-basierte Tools. Die Software stellt sicher, dass Pflichtfelder wie Absender, Empfänger und Rechnungsdetails korrekt ausgefüllt werden. Der Versand erfolgt je nach Empfänger über PEPPOL, Portale oder E-Mail.

Für den Empfang einer E-Rechnung benötigen Unternehmen eine geeignete Software bzw. ein CRM- oder ERP-System, welches die Formate XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt und die E-Rechnung automatisch einlesen kann. Der Empfang kann über E-Rechnungsportale wie PEPPOL erfolgen, die insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern eine sichere Übertragung gewährleisten. Darüber hinaus sollte die IT-Infrastruktur so eingerichtet sein, dass die E-Rechnung direkt in das Buchhaltungs- oder CRM-System integriert werden kann. Die Software validiert die Rechnung automatisch auf Vollständigkeit und Korrektheit der Pflichtfelder, so dass Unternehmen die E-Rechnung effizient weiterverarbeiten und digital archivieren können.

Wichtige Details:

• Umfassende Empfangspflicht: Auch Unternehmen, die überwiegend Privatkunden (B2C) bedienen oder Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen, sollten sicherstellen, dass sie ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Damit können sie Rechnungen von Geschäftspartnern, die ab dem Stichtag bereits E-Rechnungen ausstellen, problemlos verarbeiten.
• Keine Zustimmungspflicht des Empfängers: Im Gegensatz zu früheren Regelungen ist für E-Rechnungen, die den neuen Anforderungen entsprechen, keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich. Eine Zustimmung ist nur noch bei alternativen elektronischen Formaten (z.B. PDF) oder in Fällen ohne E-Rechnungspflicht erforderlich, z.B. bei steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen.

B2C-Ausnahmen: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt die Zustimmung des Empfängers Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Eine E-Rechnung muss laut E-Rechnungsverordnung mindestens folgende Angaben enthalten:

• Leitweg-ID
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer
• Bestellnummer

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt schrittweise, um den Unternehmen eine reibungslose Anpassung an die neuen Anforderungen zu ermöglichen:

• Ab 1. Januar 2025: Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für große Unternehmen im B2B-Bereich. Gleichzeitig entfällt der Vorrang der Papierrechnung und Unternehmen können E-Rechnungen an Geschäftskunden versenden. PDF-Rechnungen und andere unstrukturierte Formate sind allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Bis Ende 2026 bleibt der Versand von Papierrechnungen freiwillig.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich sind dann verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden. Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz unterhalb dieser Schwelle können bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder PDFs ausstellen.

Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von ihrer Umsatzgröße. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen ihre Rechnungsprozesse auf elektronische Formate umgestellt haben.

Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Anforderungen revisionssicher archiviert werden. Die Archivierung sollte idealerweise in einem revisionssicheren digitalen Archivsystem erfolgen, das folgende Anforderungen zuverlässig erfüllt:

• Unveränderbarkeit: Die Rechnungen müssen in ihrer ursprünglichen Form gespeichert und gegen nachträgliche Änderungen geschützt werden.
• Lesbarkeit: Sie müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) lesbar und zugänglich bleiben.
• Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit: Die Rechnungen müssen schnell auffindbar und einem bestimmten Geschäftsvorfall zuzuordnen sein.

Sichere Aufbewahrung: Maßnahmen zur Datensicherung, wie regelmäßige Backups und Zugriffsprotokolle, sind zu treffen, um Datenverlust und unberechtigten Zugriff zu verhindern.

Die E-Rechnung kann in ein CRM-System integriert werden, was zahlreiche Vorteile für das Rechnungs- und Kundenmanagement bietet. Eine solche Integration ermöglicht es, Rechnungen direkt im CRM-System zu erstellen, zu verwalten und an Kunden zu versenden. Dadurch werden Kunden- und Rechnungsdaten zentral gebündelt, was die Transparenz und Effizienz erhöht.

Damit die E-Rechnung effektiv in das CRM integriert werden kann, muss das CRM-System die Formate der E-Rechnung (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) unterstützen oder durch Drittlösungen ergänzt werden, welche die Konvertierung und den Versand von E-Rechnungen ermöglichen.