Location finden, Catering bestellen, fertig. Wenn Sie selbst schon einmal ein Event organisiert haben, wissen Sie jedoch genau, dass weit mehr hinter einer professionellen Veranstaltung steckt. Die Planung eines Events erfordert online sowie auch offline ein hohes Maß an Struktur und fußt wie jede andere Marketing-Kampagne in vielen strategischen Entscheidungen. Ein passendes Eventmanagement-Tool leistet Hilfe.
Inhalt
Was ist Eventmanagement?
Zum Eventmanagement, auch Veranstaltungsmanagement genannt, zählt die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Events und Veranstaltungen. Dabei spielen auch Budget, Standort, Zeitpunkt und Teilnehmer eine wichtige Rolle. Die Events selbst können sowohl online als auch offline oder hybrid – also in einer gemischten Form – stattfinden.
Beispiele für Online-Events:
- Webinare
- Virtuelle Konferenzen
- Online-Workshops und -Schulungen
- Virtuelle Messen und Ausstellungen
- Live-Streaming Events
Beispiele für Offline-Events:
- Konferenzen und Kongresse
- Workshops und Seminare
- Messen und Ausstellungen
- Networking-Veranstaltungen
- Festivals und Partys
Welche Aufgaben gehören zum Eventmanagement?
Planung und Organisation
Bei der Eventplanung geht es zunächst darum, den Sinn und Zweck Ihrer Veranstaltung zu definieren. Dazu zählt die Zielsetzung des Events: Soll zum Beispiel die Bekanntheit gesteigert oder ein neues Produkt vorgestellt werden? Diese Infos sind wichtig für die weitere Konzeption des Events. Weiterhin spielt die Identifizierung der Zielgruppe, also die Teilnehmer, die durch Ihr Event angesprochen werden sollen, eine wichtige Rolle. Stehen Ziel und Zielgruppe fest, können Sie auf Basis dessen ein Konzept für Ihre Veranstaltung erstellen. Dieses beinhaltet den Ort der Veranstaltung, die zeitliche Planung, die Planung der Bewerbung, Budgetierung, Agenda, Ressourcen und alles was für die gewählte Art des Events wichtig ist.
Durchführung
Steht Ihr Veranstaltungsplan und Ihr Konzept, rückt der Termin des Events immer näher. Bei der Durchführung geht es nun darum, Ihren Plan in die Tat umzusetzen. Je detaillierter Ihr Plan, desto leichter fällt auch die Umsetzung. Mögliche Aufgaben sind in diesem Bereich die Bewerbung der Veranstaltung, Einladen der Gäste, Briefing des Personals, Buchung einer Location, Organisation von Catering und Dekoration, technische Details prüfen sowie am Veranstaltungstag dafür sorgen, dass alles nach Plan läuft.
Nachbereitung
Ist das Event vorbei, ist die Arbeit noch nicht getan. Jetzt geht es an die Erfolgsmessung und die Kontrolle, ob die zuvor definierten Ziele auch erreicht wurden.
Relevante KPIs für das Eventmanagement sind beispielsweise:
- Teilnehmeranzahl bzw. „No-Show Rate“: Die No-Show Rate gibt an, wie viel Prozent, der zu einem Event angemeldeten Teilnehmer nicht erschienen sind.
- Kosten pro Lead
- Anzahl an neuen bzw. weiterentwickelten Leads
- Umsatz
- Medienresonanz
- Kundenzufriedenheit
Um letzteres zu messen, lohnt es sich, nach der Veranstaltung Feedback von Ihren Besuchern, Mitarbeitern und Partnern einzuholen. Damit können Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung besser einschätzen und Verbesserungspotenziale für zukünftige Events aufdecken. Neben der Umfrage lohnt sich auch eine Dankesmail an Ihre Besucher, in der sie auch kommende Events oder Produktneuheiten ankündigen können.
Warum ist erfolgreiches Veranstaltungsmanagement wichtig?
Steigerung der Markenbekanntheit
Mit Veranstaltungen können Unternehmen den Bekanntheitsgrad ihrer Produkte und Dienstleistungen steigern sowie ihre Marktpositionierung ausbauen. Durch gezieltes Marketing und PR-Maßnahmen vor Event wird ein breiteres Publikum erreicht. Das erhöht Ihre Bekanntheit und Sie können sich zudem von der Konkurrenz abheben.
Stärkung der Kundenbindung
Events stärken das Vertrauen zwischen Ihren Kunden und Ihnen. Durch den persönlichen Austausch pflegen Sie die Beziehung zu Ihren (Bestands)kunden und können diese weiter ausbauen. Macht der Kunde positive Erfahrungen und Touchpoints mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Marke trägt das langfristig zu seiner Kundenbindung bei.
Generierung von höheren Umsätzen
Mit Veranstaltungen lassen sich Ihre Absätze steigern. Durch die Ansprache eines breiteren Publikums wird das Interesse von potenziellen Kunden geweckt. Neue Kunden werden dadurch wiederum auf Ihre Vertriebskanäle wie Ihren Laden oder Online-Shop aufmerksam.
Ausbau des Netzwerks
Events sind die perfekte Umgebung, für die Knüpfung neuer Geschäftskontakte und die Vertiefung bestehender Beziehungen. Indem Sie sich mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern direkt über Informationen und Erfahrungen austauschen, fördern sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Netzwerk.
Ist eine Software für Eventmanagement sinnvoll?
Sind Sie für das Eventmanagement verantwortlich, jonglieren Sie mit unzähligen Menschen, Aufgaben und Projekten. Eine passende Software kann Sie während jeder Phase des Eventmanagements optimal unterstützen.
Eventplanung transparent und strukturiert
Bei der Eventplanung sind viele Aspekte relevant: Sie fragen sich, wie viele Veranstaltungen Sie ausrichten sollen? Oder ob Ihre Workshops und Webinare gut ankommen? Mit einer Eventmanagement-Software können Sie Teilnehmer-Feedback dokumentieren und auf Grundlage dieser Erfahrungswerte Handlungsempfehlungen für die künftige Eventplanung geben. Dadurch tragen Sie als Eventmanager maßgeblich zur Positionierung Ihres Unternehmens bei und bieten dem Vertrieb ideale Unterstützung bei Leadgenerierung und -weiterentwicklung.
Alle relevanten Daten an einer Stelle
Häufig bieten auch CRM-Software-Anbieter Module für Eventmanagement an. Der Vorteil ist hierbei, dass alle Datensätze direkt mit den Kontaktpersonen verknüpft werden können. Sie können also sowohl die Veranstaltung als auch alle Teilnehmer und Kontaktpersonen zentral in einem System verwalten, das verhindert doppelte Datenpflege. Durch Auswertungen verschiedener KPIs und den Einbezug aktueller Budgets müssen Sie sich nicht länger auf Ihr Bauchgefühl verlassen, können fundierte Entscheidungen treffen und planen, welche Veranstaltungen Sie umsetzen möchten.
Vorteile eines CRMs für Eventmanagement
Einfache Zielgruppensegmentierung
Einer der wichtigsten Schritte bei der Planung von Events ist die Entscheidung, welche Personen Sie auf Ihrer Veranstaltung begrüßen wollen. Schließlich macht es einen gewaltigen Unterschied, ob Sie Neukunden, Bestandskunden, Geschäftspartner oder die eigenen Mitarbeiter begeistern möchten.
Statt Ihre wertvolle Zeit mit dem Abgleich verschiedener Excel-Listen oder dem Erfragen von Daten bei Kollegen zu vergeuden, ermöglicht Ihnen ein CRM-System eine schnelle, einheitliche und sichere Ermittlung Ihrer potenziellen Teilnehmer.
- Nutzen Sie Attribute, logische Selektionen und gespeicherte Suchen, um direkt die passenden Teilnehmer für Ihr Online-Event zu bestimmen
- Sparen Sie dank zentraler Abbildung aller Kontakte und Serienaktionen wie Mailings oder Datenexporten Zeit- und Ressourcen
- Schließen Sie Kontakte mit Werbesperren direkt aus und vermeiden Sie dadurch rechtswidrige Einladungen
- Eine gut gepflegte Datenbasis im CRM verhindert das Vergessen von Teilnehmern, erspart Ihnen das Anschreiben inaktiver Kontakte und liefert Ihnen den tagesaktuellen Stand aller relevanten Personen
Reibungslose Organisation
Nutzen Sie ein CRM als Eventmanagement-Software, können Sie Ihre Veranstaltung direkt in dem Tool planen. Hinterlegen Sie Checklisten, Agenda, Teilnehmer und vieles mehr. Mit den Checklisten schaffen Sie klare Zuständigkeiten und Transparenz für alle Beteiligten. Weiter können Sie als Eventmanager sichergehen, dass alle Aufgaben vollständig erledigt wurden und behalten alles im Blick. Mit Hilfe des Teilnehmermanagements können Sie jederzeit den Status ihrer Kontakte sehn. Wer hat bereits eine Einladung erhalten? Wer ist bereits zum Event angemeldet?
Umfassender Überblick über Projekte
Eine gute Planung ist die halbe Miete für eine erfolgreiche Veranstaltung. Gehen Sie strukturiert an die Eventplanung heran und halten Sie alle nötigen Schritte dafür im CRM fest. Ist die Präsentation für das Webinar schon fertig? Hat sich der Moderator schon für die Veranstaltung vorbereitet? Steht das passende Equipment bereitgestellt? Ein CRM-System hilft Ihnen, all diese Aufgaben im Blick zu behalten. Verknüpfen Sie wichtige Dokumente mit der entsprechenden Veranstaltung und bleiben Sie über Funktionen wie Beobachtungen und Push Benachrichtigungen up to date.
Minimaler Aufwand für Einladungen
Ein CRM-System ermöglicht den Versand von Mailings. Ob Save-the-Date, Einladung oder Reminder – über den visuellen E-Mail-Editor lassen sich mit wenigen Klicks professionelle und persönliche E-Mails erstellen. Darüber hinaus können die Mailings direkt mit der Veranstaltung verknüpft und automatisiert verwendet werden. Möchten Sie einen neuen Kontakt zum Event einladen, genügt es ihn zur Veranstaltung hinzuzufügen, die Einladung erhält er dann automatisiert.
Nachfassen
Nach dem Versand Ihrer Einladungen möchten Sie natürlich wissen, ob Ihre Empfänger an der Veranstaltung interessiert sind. Doch woher nehmen Sie diese Informationen, wenn nicht sofort eine Zusage folgt? Und wie vermeiden Sie penetrantes Nachtelefonieren?
Versenden Sie Mailings direkt aus Ihrer CRM-Software, greifen automatische Tracking-Funktionen. Dadurch können Sie Öffnungen und Klicks konkret auswerten und Schlüsse für kommende Einladungen und Events ziehen.
In einem CRM können Sie automatisierte Prozesse wie „Reminder-Mailing versenden nach X Tagen“ oder „Aufgabe: Nachfassen, wenn Klick auf Button Y“ einstellen. Damit verschaffen Sie sich zusätzliche Arbeitsentlastung und garantieren eine vollständige Ausschöpfung des Zielgruppen-Potenzials.
Alle Daten für das Nachfassen und die Pflege der Kontakte können direkt aus der Veranstaltung erfolgen. So können Sie wiederum Rückschlüsse für die Zielgruppe von künftigen Veranstaltungen ziehen.
Teilnehmerumfragen und Feedback
Umfragen liefern wertvolle Einblicke und helfen dabei, die Bedürfnisse der Teilnehmer besser zu verstehen. Nach der Veranstaltung gilt es den Kontakt und die Kommunikation mit den Teilnehmern aufrecht zu erhalten und Feedback einzufordern. Nutzen Sie dafür Online-Umfragen, die Sie direkt aus dem CRM an die Teilnehmer Ihres Events verschicken. Aus den Ergebnissen können Sie wiederum wertvolle Schlüsse für zukünftige Veranstaltungen ziehen.
Fazit: Eventmanagement braucht Struktur
Wer Events professionell und erfolgreich organisieren möchte, benötigt das passende Tool für Veranstaltungsmanagement. Mit einer CRM-Software behalten Sie den Überblick über Ihr Event, arbeiten effizient und gestalten dadurch erfolgreiche Events, Messen und beliebige Veranstaltungen – ob online oder offline.
Veröffentlicht am 15.05.2020
Aktualisiert am 28.02.2024