Ressourcenplanung: Definition, Vorteile & Relevanz

Gut geplant ist halb gewonnen. Eine Ressourcenplanung ist zwar kein alleiniger Garant dafür, dass immer alles nach Plan läuft, doch eine gute Planung ermöglicht schnelle Reaktionen auf unvorhergesehene Ereignisse und zur Durchführung eines erfolgreichen Projekts benötigt man in erster Linie Ressourcen. Was macht also eine gute Ressourcenplanung aus und welche Ressourcen werden eigentlich benötigt?

Was versteht man unter Ressourcenplanung?

Die Ressourcenplanung, auch Ressourcenmanagement, ist ein strategischer Ansatz für den effizienten Einsatz von Ressourcen für ein einzelnes Projekt. Ziel ist es, einen reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts zu gewährleisten. Die Ressourcenplanung beinhaltet die Planung von materiellen und immateriellen Mitteln, die für ein Projekt benötigt werden. Dazu zählen Personal, Anlagen-, Finanz- und Sachressourcen sowie zeitliche Ressourcen. Durch die Planung wird sichergestellt, dass alle notwendigen Ressourcen zu jeder Zeit verfügbar sind.

Warum ist Ressourcenplanung wichtig?

Die Ressourcenplanung im Projektmanagement hilft, ein Projekt erfolgreich und maximal effizient zum Abschluss zu bringen. Durch eine genaue Planung können Ressourceneinsätze optimiert werden, um mit möglichst wenig Aufwand das Ziel zu erreichen. Nur wenn Sie wissen, welche Ressourcen Sie für laufende und zukünftige Projekte benötigen, können Sie langfristig und wirkungsvoll planen. Stellen Sie mit einem durchdachten Ressourcenmanagement sicher, dass Sie Ihre verfügbaren Ressourcen wirtschaftlich einsetzen. So werden bestehende Ressourcen nicht überlastet und benötigte Ressourcen können rechtzeitig beschaffen werden. Dazu zählt beispielsweise auch die Weiterbildung von Mitarbeitern in einem gewissen Fachbereich.

Vorteile von Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung bietet wesentliche Vorteile im Projektmanagement:

• Übersicht über Ihr Projekt und freie Ressourcen: Sie behalten sowohl alle benötigten Ressourcen für Projekte als auch freie Kapazitäten und verfügbare Ressourcen im Blick.
• Mehr Sicherheit für Ihre Planung: Durch die frühzeitige Ermittlung Ihres Bedarfs an Ressourcen, können Sie Engpässe vermeiden und die notwendige Personalplanung schon vorab durchführen. Das bringt Sicherheit für Ihr Unternehmen.
• Überlastungen vermeiden: Eine transparente Ressourcenplanung lässt Sie die Auslastung Ihrer Teams planen und Arbeitsüberlastungen frühzeitig erkennen. Damit zahlt eine gutes Ressourcenmanagement langfristig auch auf die Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen ein.
• Schnelle Reaktion auf sich verändernde Märkte: Durch die Planung haben Unternehmen einen besseren Überblick auf ihre freien Ressourcen und sind somit in der Lage flexibel und schnell auf Änderungen im Projekt oder auf dem Markt zu reagieren.
• Übersichtliche Dokumentation: Gelegentlich können Projekte scheitern. Sollte dies aufgrund fehlender Ressourcen der Fall sein, können Sie mit der Ressourcenplanung nachweisen, dass Sie mit den vorhandenen Mitteln bestmöglich geplant haben. So können Sie Optimierungspotenziale für zukünftige Projekte aufzeigen.

Welche Ressourcen werden zur Umsetzung eines Projekts benötigt?

Es gibt unterschiedliche Arten von Ressourcen in einem Projekt. Prinzipiell unterscheidet man zwischen:

Personalressourcen

Bei personellen Ressourcen betrachtet man Projektmitglieder und deren Verfügbarkeit. Dabei können entweder Personalkosten oder Stunden- und Tagessätze für die Ressourcenplanung miteinkalkuliert werden. Häufig werden die Kosten in diesem Bereich auch außen vorgelassen, da die Mitarbeiter „eh da“ sind. In diesem Zusammenhang hat sich auch umgangssprachlich der Begriff „eh-da-Kosten“ (auch EDA-Kosten) etabliert, da der Verbrauch der Ressourcen sowieso anfällt. Nicht zu vernachlässigen ist bei der Planung von Personalressourcen auch die Verfügbarkeit. Urlaubs-, Krankheits- und sonstige Fehlzeiten beeinflussen den Projektverlauf.

Sachressourcen und Anlagen

Bei Sach- und Anlagenressourcen handelt es sich um Ressourcen, die für das Projektteam innerhalb des Projekts unverzichtbar sind. Dazu zählen Räume genauso wie Anlagen oder bestimmte Softwarelizenzen, die für die Umsetzung des Projekts notwendig sind. Da einige dieser Ressourcen bereits im Unternehmen vorhanden sind, geht es bei der Planung in erster Linie auch um die zeitliche Verfügbarkeit der Objekte. So muss vorab geklärt werden, in welchem Umfang und, falls die Ressourcen knapp sind, auch mit welcher Priorität welche Sachressourcen genutzt werden dürfen. Auch hierbei ist die monetäre Bewertung oft schwierig, da es sich zum Beispiel bei Räumen auch um eh-da-Kosten handeln kann.

Investitionen

Bei den Investitionen handelt es sich um Ressourcen, die extra für das Projekt angeschafft werden müssen. Dabei lässt sich nochmal unterscheiden in Investitionen für die Projektdurchführung und welche, die im Hinblick auf die zu erstellende Lösung relevant werden. Erstere sind beispielsweise bestimmte Rechner oder Software, die nur für dieses Projekt benötigt werden, zweiteres Materialien oder Anlagen, die Teil für des Projektergebnisses sind.

Zeitliche Ressourcen

Damit sind die Fristen gemeint, die für einzelne Aufgaben im Rahmen des Ressourcenmanagements festgelegt werden. Die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe steht immer im Zusammenhang mit den geplanten und verfügbaren personellen Ressourcen.

Welche Arten von Ressourcenplanung gibt es?

Strategische Ressourcenplanung

Hier werden Qualifikationen und Kapazitäten von Ressourcen und Mitarbeitern langfristig geplant. Die Projekte des Unternehmens sollen der strategischen Ausrichtung entsprechen. Fragen wie die Anzahl der Ressourcen und deren Qualifikationen werden im Rahmen der strategischen Planung geklärt

Taktische Ressourcenplanung

Bei der taktischen Planung geht es um die Einteilung von Projektteams. Teamleitung und Projektleitung arbeiten Hand in Hand, um den Bedarf an Ressourcen mit den entsprechenden Qualifikationen für das Projekt zu bestimmen.

Operative Ressourcenplanung

Die operative Planung findet auf Projektebene statt. Hier geht es um konkrete Aufgaben im Projekt. Diese werden detailliert geplant und für die verfügbaren Ressourcen vorgenommen.

Was beinhaltet ein Ressourcenplan?

Innerhalb der Ressourcenplanung werden die wichtigsten Fragen für ein Projekt geklärt. Diese können unter anderem betreffen:

• Zeitraum des Projekts
• Zusammensetzung des Projektteams
• Aufgabenverteilung im Projektteam
• Benötigte Anlagen- und Sachressourcen im Projekt und/oder Investitionen
• Verfügbarkeit von Anlagen- und Sachressourcen im Projekt und/oder Investitionen
• Ort der Umsetzung
• Projektbudget
• Notfallplan bei etwaiger Ressourcenknappheit

Wie trägt Ressourcenmanagement zu einem reibungslosen Projekt bei?

Wie die oben genannten Inhalte zeigen, werden mit dem Ressourcenplan die benötigten und verfügbaren Ressourcen für ein Projekt abgesteckt und der Bedarf an Ressourcen so genau wie möglich geschätzt. So wissen Sie genau zu welchem Zeitpunkt welche Ressourcen verfügbar sein müssen und verwendet werden sollen. Sollten einzelne Projektphasen nicht in time laufen, können Sie Ihre Planung schnell anpassen und flexibel reagieren. Vor allem in umfangreichen und langfristigen Projekten wie zum Beispiel einem CRM-Projekt ist ein gutes Ressourcenmanagement der Schlüssel zu erfolgreichem Projektmanagement.

Ressourcenplanung im CRM-Projekt

Ein CRM-Projekt ist ein unternehmensweites Projekt, an dem Stakeholder aus unterschiedlichen Abteilungen zusammenkommen. Um das Projekt erfolgreich durchzuführen, müssen alle relevanten Ansprechpartner aus den Fachbereichen ihre Anforderungen an die Lösung definieren und miteingebunden werden. Daher sollten nicht nur Ressourcen vom Projektteam bei der personellen Ressourcenplanung berücksichtigt werden, sondern auch aus den unterschiedlichen Fachbereichen.

Folgende personelle Ressourcen sollten Sie bei einem CRM-Projekt berücksichtigen:

Interne Ressourcen vor Projekt-Start

Bereits vor der CRM-Einführung im Unternehmen fallen Termine für die wichtigsten Stakeholder an. Sie sollten deshalb personelle Ressourcen für Grobkonzept-Workshops, Kickoffs, fachliche Prüfung, Einrichtung von Zugängen seitens IT und erste Schulungen der Key-User einplanen.

Ressourcen während der Umsetzung

In der Umsetzungsphase ist das Projektteam besonders gefragt. Fachliche Zulieferungen und Erarbeitungen für Workshops, Teilnahme an fachlichen Workshops sowie an Review und Planning-Terminen sollten ebenfalls monatlich eingeplant werden. Dazu kommt noch Zeit zum Testen und Feedback geben nach einer Umsetzungsphase, die für den jeweiligen Stakeholder aus dem Fachbereich einkalkuliert werden sollte. Auch die Projektleitung ist in der Umsetzungsphase stark engagiert, da Controlling, Planung sowie die Planung der Datenmigration einiges an Zeit beanspruchen.

Personelle Ressourcen bei/nach dem Go-live

Geht das CRM-System bald im gesamten Unternehmen live, muss die Lösung nochmal ausgiebig getestet werden. Hierzu ist das gesamte Projektteam gefragt, um einen reibungslosen Start mit dem CRM-System zu gewährleisten. Ist die Lösung erst einmal live und Ihre Endanwender können damit arbeiten, sollte das Projektteam in der personellen Planung nicht außen vor gelassen werden. Sie nehmen nämlich in Bezug auf die Anwenderakzeptanz eine Schlüsselrolle ein und sollten auch Zeit haben, die Endanwender nach der Einführung zu unterstützen und bei Fragen zur Verfügung zu stehen.

Beispiel: personelle Ressourcenplanung für ein CRM-Projekt eines mittelständischen Unternehmens

Fazit: Mit Ressourcenplanung zum Projekterfolg

Eine Ressourcenplanung schafft Übersicht, vermeidet Überlastungen bei Ihren Mitarbeitern und vermittelt Sicherheit für Ihr Projekt. Im Projektmanagement werden damit sämtliche für das Projekt benötigte Ressourcen definiert – von personellen über sachliche und zeitliche Ressourcen bis hin zu für das Projekt notwendige Investitionen. Mittels Ressourcenmanagement sind Sie in der Lage schnell auf unvorhergesehene Änderungen zu reagieren und schaffen die besten Voraussetzungen für erfolgreiches Projekt.