Was ist Wissensmanagement?

Effektives Wissensmanagement ist in der heutigen Wirtschaft essenziell für Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Zum einen zählt Wissen zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens, zum anderen machen große Datenmengen notwendig, diese richtig zu managen. Der gezielte Umgang mit Informationen, Erfahrungen und Ressourcen kann daher den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Stillstand ausmachen. Was gibt es dabei zu beachten?

Was versteht man unter Wissensmanagement?

Wissensmanagement (engl. Knowledge Management) bezeichnet im Unternehmensumfeld die systematische Erfassung, Sammlung, Nutzung und Weitergabe von Wissen. Ziel ist es, das gesamte Wissen im Unternehmen nachhaltig zugänglich zu machen und produktiv zu nutzen, um daraus langfristig Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen zu generieren. Die Grundlagen des Unternehmenswissens sind:

• das Wissen von Mitarbeitenden,
• Daten und Informationen,
• Fähigkeiten der Mitarbeitenden, auf die eine Organisation zurückgreifen kann.

Grundsätzlich lässt sich dieses Wissen in zwei Formen aufteilen: Explizites Wissen und implizites Wissen.

Explizites Wissen beschreibt alle Informationen, die erfasst und schriftlich festgehalten werden können. Die zweite Form von Wissen, implizites Wissen, lässt sich weniger leicht festhalten oder weitergeben. Es baut auf dem expliziten, erlernten Wissen auf, ist personengebunden und kann zudem situations- oder kontextorientiert sein. Implizites Wissen bildet sich durch Erfahrung.

Ist ein Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel aufgrund seiner guten Menschenkenntnis und seinem Verständnis für soziale Verhaltensweisen besonders erfolgreich, kann er dieses Wissen nicht so leicht an einen Kollegen weitergeben, wie z.B. die Funktionsweise des zu verkaufenden Produkts.

Strategien im Wissensmanagement:

Unternehmen verfolgen meist zwei Strategien im Knowledge-Management: die People-to-Document-Strategie und die People-to-People-Strategie.

Bei der People-to-Document-Strategie werden alle Informationen und Daten zentral gespeichert und den Mitarbeitenden verfügbar gemacht. Die People-to-People-Strategie befasst sich mit dem Transfer von Wissen von einem Wissensträger zu einer anderen Person.

Elemente des Wissensmanagements

Wissensmanagement lässt sich in folgende Kernelemente unterteilen:

Wissenserfassung

Wissen, Daten oder Informationen aus verschiedenen Quellen wird gesammelt und dokumentiert.

Wissensorganisation und -strukturierung

Nach der Erfassung muss das gesammelte Wissen organisiert, kategorisiert und strukturiert werden, um leicht darauf zugreifen zu können. Dies kann die Erstellung von Wissensdatenbanken und Schlagwortverzeichnissen umfassen.

Wissensspeicherung und -verwaltung

Die sichere und effiziente Speicherung von Wissen ist essenziell. Unternehmen setzen oft auf Wissensmanagement-Systeme, Dokumentenmanagementsysteme oder CRM-Systeme, um sicherzustellen, dass das Wissen leicht auffindbar und sicher ist.

Wissenstransfer und -bewahrung

Das Wissen eines Unternehmens muss kontinuierlich aktualisiert und aufrechterhalten werden, um relevant zu bleiben. Ein guter Wissenstransfer im Unternehmen ist insbesondere wichtig, um einen Wissensverlust beim Wechsel von Mitarbeitenden zu verhindern. Oftmals fehlt Zeit für einen gelungenen Wissenstransfer, da

• der Wissensträger innerhalb des Unternehmens seine Rolle wechselt,
• der Wissensträger das Unternehmen verlässt (z.B. Kündigung oder Rente),
• der Wissensträger ausfällt oder nicht erreichbar ist (z.B. Urlaub oder Krankheit).

Grundsätzlich sollte alles relevante Wissen proaktiv und nachhaltig gesichert und geteilt werden, sodass alle Mitarbeitenden des Unternehmens davon profitieren können. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto stärker muss dabei der Wissenstransfer über Ihr Unternehmensnetzwerk skalieren, um Ihr Wissen zu sichern.

Wissensnutzung

Wissen muss an diejenigen weitergegeben und genutzt werden, die es benötigen. Dies erfordert geeignete Kommunikations- und Kollaborationsmittel sowie Schulungen und die richtigen Tools, um sicherzustellen, dass das Wissen effektiv genutzt wird.

Warum ist Wissensmanagement wichtig für Unternehmen?

Wir leben in einer Wissensgesellschaft: Wer Wissen besitzt, über das andere nicht verfügen, hat einen Wettbewerbsvorteil. Die richtige Nutzung und Weiterentwicklung von Wissen ist damit für Unternehmen entscheidend, um langfristig erfolgreich und wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch die systematische Organisation und Verfügbarkeit von Wissen im Zuge des Wissensmanagements erlangt Ihr Unternehmen einen gewinnbringenden Umgang mit der Ressource Wissen.

Vorteile von Wissensmanagement:

• Effizienz: Erfassen Sie Ihr Wissen digital und stellen es an einer zentralen Stelle bereit, können alle Mitarbeitenden schneller auf Informationen aus eigenen oder anderen Bereichen zugreifen. Arbeitsprozesse werden dadurch effizienter. Auch die Einarbeitungszeit in neue Fachgebiete kann damit verkürzt werden.
• Leichte Verfügbarkeit von Informationen: Durch die Digitalisierung und Strukturierung kann Wissen kostengünstig und einfach zugänglich gemacht werden.
• Uneingeschränkter Zugriff: Mitarbeitende können unabhängig von Zeit und Ort auf relevante Informationen zugreifen und sind dabei nicht auf andere Personen angewiesen. Informationen können in Echtzeit aktualisiert und abgerufen werden.
• Schnelle Problemlösung: Durch die Strukturierung von Wissen und Informationen in unterschiedliche Kategorien, sind Antworten schnell auffindbar. Dies ist auch ein entscheidender Vorteil im Service und im Beschwerdemanagement: Servicefälle, Beschwerden und deren Lösung können in der Wissensdatenbank festgehalten und bei Bedarf abgerufen werden.
• Höhere Innovationskraft: Fehlendes Wissen bremst Unternehmen und neue Innovationen aus. Durch ein vernetztes Knowledge Management steigern Sie den Informationsfluss im Unternehmen und machen Wissen für Innovationsteams schneller zugänglich.
• Aktualität der Informationen: Funktionierendes Wissensmanagement in Unternehmen bedeutet auch, dass das Wissen und die Daten im Unternehmen stets aktualisiert werden. So sind alle Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand.
• Besser qualifizierte Mitarbeitende: Wird sowohl explizites als auch implizites Wissen im Unternehmen weitergegeben und genutzt, erhöht dies die Qualität der Arbeit der Mitarbeitenden. Gelebtes Wissensmanagement bedeutet zudem, dass die Unternehmenskultur die Aneignung von neuem Wissen und Weiterbildungen fördert.

Herausforderungen im Wissensmanagement

Die größte Herausforderung im Wissensmanagement ist, dass relevantes Wissen zumeist über das gesamte Unternehmen und über verschiedene Abteilungen hinweg verteilt liegt. Ziel ist es, das Wissen und Kompetenzen im Unternehmen über unterschiedliche Ebenen hinweg zu verankern. Unternehmen müssen sich deshalb zunächst mit einigen Fragen auseinandersetzen:

• Wie kann Wissen am effektivsten erfasst werden?
• Wie soll es im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden?
• Wer agiert als Wissensträger in Ihrem Unternehmen?
• Wie schaffen Sie einen Rahmen für den Austausch von Wissen?
• Wie können Sie interne Experten vernetzen?
• Wo speichern Sie Ihr Wissen strukturiert ab?

Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Wissensmanagement in Unternehmen

Wissenskultur

Die Unternehmenskultur sollte den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit fördern. Es ist entscheidend, eine Umgebung zu schaffen, in der das Lernen und der Wissensaustausch als wertvolle Beiträge zur Unternehmensentwicklung angesehen werden. Mitarbeitende sollten ermutigt werden, ihr Wissen zu teilen und voneinander zu lernen. Auch das Engagement der Geschäftsleitung ist dabei entscheidend. Führungskräfte sollten die Bedeutung von Wissensmanagement verstehen und die Wissenskultur aktiv fördern.

Unternehmensstrukturen und -prozesse

Damit das Wissensmanagement in einem Unternehmen langfristig funktioniert, sollte es nahtlos in die Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert sein. Die Benennung von Wissensmanagern oder Verantwortlichen, die die Umsetzung des Wissensmanagements koordinieren und unterstützen, ist dafür nicht ausreichend. Es muss über alle Abteilungen hinweg und von allen Mitarbeitenden aktiv genutzt werden. Nur wenn die Dokumentation und der Austausch von Wissen fest in die Arbeitsprozesse und -strukturen verankert sind und im Unternehmen gelebt werden, kann das Wissensmanagement erfolgreich umgesetzt werden.

Mitarbeitende und externe Wissenslieferanten

Ihre Mitarbeitenden sind der Schlüssel für erfolgreiches Wissensmanagement. Schließlich sind die in einem Wissens-Tool gespeicherten Informationen erst nützlich, wenn diese aktiv von Ihren Mitarbeitenden verwendet, ausgetauscht und aktuell gehalten werden. Die gelebte Kultur des Wissensaustauschs im Unternehmen und der Zusammenarbeit schafft dafür die richtigen Rahmenbedingungen. Mit einer Wissenskultur und einem passenden Tool können Sie auch externe Partner oder Kunden mit Ihrem Knowledge Management vernetzen.

Erfolgsmessung

Die Leistung im Bereich Wissensmanagement sollte gemessen und bewertet werden, um sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele erreicht werden und um Anpassungen vorzunehmen, wenn nötig. Hierfür müssen im Vorfeld klare Ziele für das Wissensmanagement definiert und eine Strategie entwickelt werden, wie diese Ziele erreicht werden sollen.

Wissensmanagement Tools

Wissensmanagement in Unternehmen ist ohne die richtigen Tools heutzutage undenkbar. Sie ermöglichen nicht nur die effiziente Sammlung und Strukturierung von Informationen, sondern fördern auch die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen Mitarbeitenden. Im digitalen Zeitalter sind vor allem IT-Systeme wie moderne CRM-Systeme, Collaboration-Tools oder Wissensdatenbanken als Wissensmanagement Tools verbreitet.

Was soll ein Knowledge Management Tool können?

• Wissen zentral erfassen: Inhalte wie Text und Bild aber auch wichtige Dokumente sollen in einem Wissensmanagement-Tool erfasst und gespeichert werden können.
• Wissen zugänglich machen: Wissen speichern ist das eine, der Nutzen daraus entsteht aber erst, wenn es andere auch finden und aktiv nutzen können. Deshalb sollte Ihr Wissensmanagement-Tool unbedingt eine Suchfunktion beinhalten. Moderne CRM-Systeme verfügen beispielsweise über ein leistungsstarkes Suchwerkzeug, wodurch Mitarbeitende bei Fragen schnell auf bestehende Wissensbeiträge, Projekte und hinterlegte Prozesse zurückgreifen können.
• Wissen vernetzen: Eine Strukturierung Ihrer Wissenseinträge in unterschiedliche Bereiche und Kategorien sowie das Verwenden von Hashtags erleichtern die übersichtliche Darstellung und die Vernetzung zusammengehöriger Themen zusätzlich. In einem modernen CRM-System können Sie Wissensbeiträge auch direkt mit zugehörigen Projekten oder Tickets verknüpfen und so transparent alle Informationen an den richtigen Stellen auffindbar machen.
• Wissen teilen: Neues Wissen, das für alle Mitarbeitenden relevant ist, soll auch proaktiv geteilt werden können. Für die Kommunikation von Wissen bietet sich zum Beispiel ein Newsfeed im Intranet an. Empfehlenswert ist hierbei eine rollenbasierte Verteilung, sodass jeder Mitarbeitende nur die News erhält, die für seine Rolle(n) relevant sind und keine Informationen, die er nicht braucht.
• Wissensaustausch: Neben der Dokumentation von Wissen sind auch Möglichkeiten zur Diskussion von Vorteil. Mitarbeitende können direkt zu einem Wissensbeitrag Fragen stellen, sich zu diesem Thema austauschen und themenbasiert zusammenarbeiten. So bleiben alle Informationen gebündelt und an einer zentralen Stelle verfügbar. Über ein modernes CRM-System können Sie beispielsweise auch über entsprechende Collaboration Features Externe in den Austausch einbinden.

Worauf sollte ich bei der Auswahl von Wissensmanagement-Softwarelösungen achten?

Die richtigen Tools sind wichtig für funktionierendes Knowledge Management in Unternehmen. Auf folgende Punkte können Sie bei der Auswahl der richtigen Software achten:

• Usability (Benutzerfreundlichkeit): Wie benutzerfreundlich ist die Software? Sind Funktionen leicht und intuitiv zu finden und zu nutzen?
• Collaboration-Funktionen: Die Software sollte die Zusammenarbeit fördern, indem sie es Benutzern ermöglicht, Wissen gemeinsam zu erstellen und zu teilen. Insbesondere beim Wissensmanagement dürfen keine Datensilos bei Einzelpersonen entstehen.

• Datenorganisation: Die Software sollte eine effektive Methode zur Organisation von Informationen bieten, sei es durch Tags, Kategorien, Ordner oder ein anderes System. Entscheidend sind auch Such- und Filterfunktionen. Die größte Wissensdatenbank ist nicht hilfreich, wenn man gesuchtes Wissen nicht schnell und einfach finden und abrufen kann.
• Integration: Prüfen Sie, ob die Software mit anderen Anwendungen und Tools in Ihrem Unternehmen integriert werden kann.
• Skalierbarkeit: Die Software sollte mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren können, ohne dass dabei die Leistung oder die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigt werden.
• Individualisierbarkeit: Die Möglichkeit, die Software an die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens anzupassen, ist wichtig. Dies kann die Anpassung von Workflows, Feldern oder Formaten umfassen.

Fazit: Von einer guten Wissenskultur zum erfolgreichen Wissensmanagement

Die Digitalisierung bietet viele Möglichkeiten, Wissen schnell und einfach zugänglich zu machen. Für ein erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen braucht es allerdings nicht nur ein passendes Tool, sondern auch eine gute Strukturierung sowie eine entsprechende Wissenskultur im Unternehmen. Nur wenn der Umgang mit Wissen bekannt ist, akzeptiert und aktiv genutzt wird, gelingt das Wissensmanagement langfristig.

Veröffentlicht am 11.05.2022
Aktualisiert am 06.09.2023