CRM-Lastenheft Vorlage
Strukturierte CRM-Auswahl für Ihren Projekt Erfolg
Die kostenlose Excel-Vorlage unterstützt Unternehmen dabei, Anforderungen an ein neues CRM-System strukturiert zu erfassen, mit den beteiligten Fachbereichen abzustimmen und potenzielle CRM-Anbieter nach einheitlichen Kriterien zu vergleichen.
Enthalten sind vorformulierte Anforderungen in zehn Themenbereichen, eine Übersicht relevanter Schnittstellen, eine MoSCoW-Priorisierung sowie eine Bewertungsmatrix für Erfüllungsgrad und Gesamtkosten.
Was enthält die Excel-Vorlage konkret?
Die CRM-Lastenheft-Vorlage ist als direkt bearbeitbare Excel-Arbeitsmappe aufgebaut. Sie enthält vorformulierte Anforderungen in zehn Themenbereichen sowie freie Zeilen für unternehmensspezifische Ergänzungen. Jede Anforderung ist mit einem Nutzen beziehungsweise Ziel beschrieben und kann vom Projektteam priorisiert sowie vom Anbieter bewertet und kommentiert werden.
Die sechs Arbeitsblätter führen Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess:
✔ Anleitung: Zweck, Vorgehen, Bewertungslegende und Hinweise für gute Anforderungen.
✔ Projekt-Eckdaten: Ziele, Pain Points, Projektorganisation, Nutzerzahlen, Migration, Compliance, Budget und Wirtschaftlichkeit.
✔ Anforderungen: Funktionale und nicht-funktionale Kriterien aus allen relevanten CRM-Bereichen.
✔ Schnittstellen: Datenrichtung, Synchronisationsart, Protokoll, führendes System, Priorität und Anbieterangabe.
✔ Bewertungsmatrix: Automatische Auswertung nach Priorität, Erfüllungsgrad, Gesamtkosten und K.-o.-Kriterien.
✔ Nächste Schritte: 8 Meilensteine von der Anforderungserhebung bis zu Pflichtenheft und Projektstart.
Für wen eignet sich die CRM-Lastenheft-Vorlage?
Die CRM-Lastenheft-Vorlage richtet sich an Projektverantwortliche, Fachbereiche, IT und Entscheidungsgremien, die eine CRM-Auswahl strukturiert vorbereiten oder bestehende Anforderungen neu ordnen möchten.
Sie eignet sich sowohl für die erste Markterkundung als auch für konkrete Ausschreibungen und Anbieterbewertungen. Besonders hilfreich ist sie, wenn Anforderungen aus mehreren Unternehmensbereichen zusammengeführt, Schnittstellen frühzeitig berücksichtigt und Angebote nach einheitlichen Kriterien verglichen werden sollen.
Typische Einsatzszenarien
Häufig gestellte Fragen zum Musterlastenheft
Es schafft eine einheitliche Entscheidungsgrundlage für Fachbereiche, IT, Management und Anbieter. Dadurch werden Anforderungen vergleichbar, Projektumfang und Kosten transparenter und spätere Missverständnisse reduziert.
Typische Inhalte sind Projektziele, Ist-Situation, Nutzer und Rollen, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen, Schnittstellen, Datenmigration, Datenschutz, Betriebsmodell, Zeitplan, Budget, Prioritäten und Kriterien für die Anbieterbewertung.
Die Excel-Vorlage enthält sechs Arbeitsblätter, vorformulierte Anforderungen in zehn Themenbereichen, freie Ergänzungszeilen, eine Schnittstellenübersicht, MoSCoW-Priorisierung, Anbieter-Erfüllungsgrade, TCO-Berechnung und eine automatische Bewertungsmatrix.
Die Koordination übernimmt meist die CRM-Projektleitung. Inhalte sollten gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen, IT, Datenschutz, Management, Key-Usern und bei Bedarf Einkauf oder Compliance erarbeitet werden.
Am besten entsteht es vor der detaillierten Markterkundung und bevor Anbieter verbindlich bewertet werden. Ziele, Stakeholder und die wichtigsten Prozesse sollten zu diesem Zeitpunkt grundsätzlich geklärt sein.