Die perfekte CRM-Einführung: So wird Ihr CRM-Projekt ein Erfolg
Stellen Sie sich vor, Sie können sich bei der Projekteinführung wirklich voll und ganz auf das Projekt konzentrieren, weil Sie alles, was für die ideale Projekteinführung erledigt werden muss, bereits erledigt haben. Sie als Projektleiter haben damit die Grundlage für eine reibungslose CRM-Einführung geschaffen.
Die perfekte CRM-Einführung
Sie haben das Management vollständig eingebunden
Sie haben die Führungsebene bereits umfassend informiert und diese steht voll und ganz hinter Ihnen und dem CRM-Projekt. Sie genießen die Unterstützung des Managements und müssen sich keine Sorgen um den Rückhalt oder zukünftige Hürden machen. Der Erfolg des Projekts wird strategisch getragen. Die Geschäftsführung nimmt zudem einen aktiven Part im Projekt ein und ist bei der Anbieterauswahl und beim Kick-Off Meeting dabei.
Geschäftsführung noch nicht überzeugt? Argumente, wie Sie die Geschäftsführung vom Projekt überzeugen, finden Sie in diesem Blogartikel. Eine wichtige Kennzahl für das Management ist der Return of Investment. Um diesen zu berechnen, nutzen Sie unseren kostenlosen ROI-Rechner.
Sie haben alle Stakeholder überzeugt
Sie haben alle relevanten Stakeholder von Anfang an in das Projekt involviert, um die Akzeptanz des CRM-Systems zu erhöhen. Dadurch haben Sie eventuelle Widerstände minimiert und Unterstützung auf allen Ebenen geschaffen. Neben der Geschäftsführung sind die IT, die jeweiligen Key-User, der Betriebs- oder Personalrat sowie Datenschutzbeauftragte wichtige Stakeholder für Ihr CRM-Projekt. Falls Sie sich aktuell noch nicht sicher sind, ob Sie alle wichtigen Stakeholder involviert haben, lesen Sie auf unserem Blog, wie Sie eine Stakeholderanalyse für ein CRM-Projekt durchführen.
Ein Key User in einem CRM-Projekt ist ein Mitarbeiter, der das System gut verstehen muss, um sein Wissen später an andere Kollegen weiterzugeben und sie im Arbeitsalltag zu unterstützen. Sie benötigen hier Personen, die die Prozesse der jeweiligen Abteilungen gut kennen und bereit sind, sich intensiv mit dem neuen CRM-System auseinanderzusetzen.
Sie haben ausreichend Budget eingeplant
Sie haben das Budget genau geplant und die Freigabe dafür erhalten. Auch unvorhergesehene Kosten haben Sie durch einen Puffer abgedeckt. Dies gibt Ihnen finanzielle Sicherheit und die Flexibilität, auf Herausforderungen reagieren zu können, ohne das Projekt in Gefahr zu bringen.
Sie sind noch bei der Definition des Budgets? Auf unserem Blog erfahren Sie, wie Sie bei der CRM-Budget-Kalkulation am besten vorgehen.
Sie haben ein starkes Projektteam und die richtigen Key-User
Mit der Auswahl Ihres Projektteams und den richtigen Key-Usern haben Sie sichergestellt, dass das Projekt effizient verläuft. Bei Ihrem Projektteam haben Sie sowohl die Expertise der Teammitglieder bedacht, als auch, dass diese gut als Team zusammenarbeiten können. Mit den relevanten Key-Usern stellen Sie sicher, dass Sie den nötigen Einblick in die Abteilungen erhalten, sodass die Funktionen bedarfsgerecht gestaltet werden können. Damit erhöhen Sie auch langfristig die CRM-Akzeptanz bei den Nutzern.
Sie haben Zeit und Ressourcen realistisch eingeplant
Sie haben sich für das Projekt einen realistischen Zeitrahmen gesetzt. Zudem haben Sie auch genug Zeit für sich und das Projektteam eingeplant, um sich voll auf das Projekt konzentrieren zu können. Sie müssen sich keine Gedanken machen, ob Sie das Projekt neben Ihren Aufgaben stemmen können. Sie können das CRM-Projekt strukturiert und ohne Hektik umzusetzen, was die Qualität der Implementierung erhöht und das Risiko von Verzögerungen minimiert.
Sie haben Ziele und Meilensteine klar definiert
Ihre Roadmap ist festgelegt, und alle anderen Beteiligten kennen die Ziele und Etappenziele des Projekts. Damit stellen Sie sicher, dass alle auf das selbe Ziel hinarbeiten. Zudem erleichtert es Ihnen als CRM-Projektleiter den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Sie haben alle Anforderungen klar definiert
Sie haben die Anforderungen in enger Abstimmung mit den Stakeholdern entwickelt und in einem Lastenheft festgehalten. Damit haben Sie sichergestellt, dass es während des Projekts keine Unklarheiten oder Missverständnisse gibt und alle Beteiligten dieselben Erwartungen haben. Zudem haben Sie mit dem Lastenheft eine Grundlage für die Auftragnehmer, um Ihnen ein passendes Angebot zu erstellen.
Eine Möglichkeit um Ihre Anforderungen zu sammeln, ist die Erstellung eines Lastenhefts. Dabei sammeln Sie intern und abteilungsübergreifend alle Anforderungen und Wünsche an eine CRM-Lösung in Ihrem Unternehmen. Unser Musterlastenheft hilft Ihnen dabei, einen vollständigen Anforderungskatalog für Ihr CRM-Projekt zu erstellen.
Es besteht die Möglichkeit, einen anbieterunabhängigen Anforderungsworkshop mit uns oder einem unserer Implementierungspartner durchzuführen. Durch die langjährige Erfahrung mit unseren Kunden und der CRM-Einführung wissen wir genau, worauf es bei der Anforderungsdefinition ankommt. Profitieren Sie von diesem Wissen und lassen Sie sich bei der Definition Ihrer Anforderungen unterstützen. Im Rahmen des Workshops können neben Festhaltung der Anforderungen und Ziele weitere Schritte festgelegt und ein grober Zeitplan erstellt werden. Das Ergebnis des Workshops ist anbieterunabhängig und kann zu einem späteren Zeitpunkt zum Vergleich verschiedener Angebote herangezogen werden.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen externen Berater hinzuzuziehen. Dieser steht Ihnen während des gesamten Auswahlprozesses zur Seite. Er unterstützt Sie nicht nur bei der Definition Ihrer Anforderungen, sondern auch bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen geeigneten CRM-Lösung.
Sie haben die Prozesse definiert und optimiert
Vor der Einführung haben Sie intern die Geschäftsprozesse, die im CRM digital abgebildet werden sollen, klar strukturiert und optimiert. Zudem haben Sie mit den jeweiligen Abteilungen besprochen, welche Aufgaben im CRM automatisiert werden sollten. Dadurch haben Sie sichergestellt, dass die optimalen Prozesse im CRM-System umgesetzt werden und die Effizienz des Systems maximiert.
Prozesse noch nicht optimiert? Bei der Optimierung von Prozessen ist externe strategische Beratung häufig wertvoll. Der Blick von Außen hilft dabei "blinde Flecken" sichtbar zu machen, die entstehen, wenn jahrelang mit den gleichen Prozessen gearbeitet wird. Zudem erhalten Sie durch die Expertise des Beraters Einblicke in Best Practices von anderen Firmen und Wettbewerbern. Lesen Sie im Interview mit der Dieffenbacher Unternehmensgruppe wie strategische Beratung vor der CRM-Einführung abläuft und wo Optimierungspotenziale liegen können.
Sie haben den besten Anbieter ausgewählt
Sie haben einen zuverlässigen Anbieter ausgewählt, der nicht nur gute CRM-Software bietet, die Ihren Bedürfnissen entspricht, sondern mit dem Sie sich auch auf persönlicher Ebene eine langfristige Zusammenarbeit vorstellen können. Denn Sie haben bedacht, dass ein CRM-Projekt mehrere Monate andauert und es wichtig ist, dass sie mit dem Anbieter auch langfristig zusammenarbeiten.
Wenn Sie sich noch nicht für einen Anbieter entschieden haben, empfehlen wir Ihnen unsere Checkliste zur Anbieterauswahl.
Sie haben eine gute Datenqualität sichergestellt
Dank der Sicherstellung einer hohen Datenqualität starten Sie das Projekt mit sauberen Datensätzen. Dadurch haben Sie die Fehleranfälligkeit bei der Datenmigration minimiert und einen reibungslosen Übergang ohne Altlasten ermöglicht.
Sie haben Kennzahlen zur Erfolgsmessung festgelegt
Sie haben klare Key Performance Indicators (KPIs) definiert, anhand derer Sie den Erfolg des CRM-Systems messen können. Diese Metriken liefern Ihnen verlässliche Belege für den Projekterfolg und helfen, den Mehrwert des Systems gegenüber dem Management nachzuweisen.
Sie haben die Unterstützung der IT-Abteilung
Die IT hat den Anbieter und das Produkt geprüft und alle technischen Voraussetzungen geschaffen. Aktuell kümmert sie sich um die notwendigen Schnittstellen, um das CRM nahtlos in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Dadurch ist sichergestellt, dass die technische Basis stimmt und potenzielle technische Probleme bereits im Vorfeld gelöst wurden. Sie können sich auf eine reibungslose Systemintegration verlassen.
Sie haben ausreichend Zeit für Tests eingeplant
Sie haben ausreichend Zeit für das Testing eingeplant, das mit einer kleinen Benutzergruppe durchgeführt wird. Damit stellen Sie sicher, dass alle Funktionalitäten reibungslos funktionieren, und können Fehler frühzeitig erkennen und beheben.
Sie haben sich für die passende Einführungsstrategie entschieden
Sie haben sich für die CRM-Einführungsstrategie entschieden, die zu Ihrem Unternehmen passt. Dabei haben Sie die Vor- und Nachteile, des MVP-Ansatzes oder eines „Big Bangs“ für sich abgewogen. Beim MVP-Ansatz (Minimum Viable Product) erhalten Sie schnelle (Teil-)Ergebnisse. Zudem ist er oft günstiger und der Umstieg ist leichter für die Mitarbeitenden, weil er nach und nach passiert. Bei der "Big Bang"-Strategie erfolgt eine sofortige, umfassende Umstellung für das gesamte Unternehmen. Dies minimiert mögliche Komplikationen, die durch den Parallelbetrieb von alten und neuen Systemen entstehen könnten, und gewährleistet eine konsistente Nutzung des neuen CRM-Systems vom ersten Tag an.
Ihr Partner für die ideale CRM-Einführung
Auch wenn Sie gerade am Anfang Ihres CRM Projekts stehen, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Ob mit strategischer Beratung, Unterstützung bei Ihrem Anforderungsworkshops oder, wenn Sie Fragen zur CRM-Einführung haben, kontaktieren Sie uns!
Wir beraten Sie gerne. Über das Kontaktformular können Sie ganz einfach einen Rückruf vereinbaren.
Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung!
Melanie Steil
Relationship Manager