CRM-Referenz aus der Automobil-Branche

Wer sind wir

Die bott GmbH & Co. KG zählt zu den europaweit führenden Produzenten von modernen Fahrzeugausstattungen, Arbeitsplatzsystemen und Betriebseinrichtungen. Dabei bietet der Mittelständler von der Beratung über die Planung und Fertigung bis hin zur Montage ein ganzheitliches Service- und Produktportfolio an. Dieses zeichnet sich durch variable und modulare Systeme aus, die sich auf Wunsch individuell konfigurieren und nach Kundenanforderungen anpassen lassen. Fahrzeugeinrichtungen liefert bott für sämtliche Fahrzeughersteller und alle Größen – ob PKW, Kleinkastenwagen, Großraumtransporter, Pritschenwagen oder LKW. Produktionsstätten in Deutschland, England und Ungarn sowie ein weltweit dichtes Geflecht aus Vertriebspartnern und Importeuren unterstreichen die internationalen Aktivitäten des Unternehmens. Mit einem flächendeckenden Servicenetz bedient bott die spezifischen Anforderungen lokaler Märkte.

Warum wir uns für eine CRM-Einführung entschieden haben

Am Hauptsitz der Firmengruppe in Deutschland laufen die Geschäfte aller Märkte zusammen und werden durch zentrale Marketing-Prozesse unterstützt. Für deren Abbildung benötigt bott eine zuverlässige, IT-gestützte Lösung, um Beziehungen zu Kunden und sonstigen Akteuren zu managen. Hierfür betrieb die IT-Abteilung zwölf Jahre lang ein System auf Basis des Datenbanksystems Lotus / IBM Notes. Dieses konnte die gestiegenen Anforderungen nicht mehr abdecken: Es war keine mehrsprachige Nutzung möglich und komplexe Beziehungen zu Kunden und Partnern konnten nicht optimal dargestellt werden. Ein neues IT-System sollte diesen Anforderungen gerecht werden. „Wir suchten nach einem xRM-System, das unsere Vertriebsprozesse zuverlässig steuert und sich obendrein einfach handhaben lässt“, bringt Andreas Fräder, zuständig für IT-Management und Organisation bei bott, die Anforderungen auf den Punkt. Die Lösung sollte sich online wie offline nutzen lassen sowie Marketing-Kampagnen auch mit externen Partnern eins zu eins abbilden – und das in mehreren Sprachen. Zudem waren ausgefeilte Reporting-Funktionen und die reibungslose Abwicklung von Reklamationen wichtig. Das System sollte sich nahtlos in die bestehende Notes-Umgebung integrieren, was jedoch von vielen Anbietern nicht umgesetzt werden konnte.

Wo kommt ADITO zum Einsatz

Seit dem Go-Live nutzen 150 Anwender das ADITO System, 70 davon im Außendienst. Ein besonderer Vorteil: Die Lösung bildet die sehr speziellen Vertriebsprozesse bei bott exakt ab. Gerade im Produktbereich Fahrzeugeinrichtungen muss das komplexe Beziehungsgeflecht etwa zu Kunden, Lieferanten, Vertriebspartnern oder Importeuren übersichtlich dargestellt werden. Denn viele Geschäfte werden nicht direkt mit den Endkunden, also den Autokäufern, sondern über Partner abgewickelt. Ein Beispiel: Ein Autokäufer erwirbt einen Neuwagen über ein Leasing-Modell im Autohaus, kauft bei bott die Einrichtung und fakturiert schließlich über den Leasing-Geber. Diese vielschichtigen Beziehungen werden in ADITO mit entsprechenden Vertriebsinformationen und Kontaktdaten zu sämtlichen Bezugsgruppen verknüpft und transparent dargestellt.

Eine weitere Besonderheit ist, dass der Vertrieb bei bott völlig autark mit der CRM-Lösung arbeitet. So fallen alle Sales-Prozesse bis zum Vertragsabschluss in die Hoheit der ADITO Lösung: Stellt ein Interessent etwa eine Anfrage über eine Fahrzeugeinrichtung, konfiguriert ein Außendienstmitarbeiter daraufhin mithilfe einer speziellen Planungs-Software gemeinsam mit dem potenziellen Kunden eine entsprechende Produktlösung, verknüpft sie mit Artikel- und Preisinformationen und erzeugt daraus ein Angebot. Das xRM-System bildet diesen Prozess komplett ab. Sobald der Kunde angenommen und unterschrieben hat, wird der Vorgang in das ERP-System von SAP verlagert und sämtliche Vertriebsdaten wie Angebot, Bestellung und Kontaktinformationen werden nahtlos überführt. Von nun an übernimmt die Auftragsabwicklung im Innendienst die Verantwortung für das Projekt und nutzt hierfür ausschließlich die ERP-Datenbasis. Dies entlastet den Vertrieb und schafft freie Kapazitäten für neue Pre-Sales-Aktivitäten. „Unsere speziellen Geschäftsprozesse erfordern ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen xRM- und ERP-System. Mit ADITO ist dies aufgrund der hohen Flexibilität und Integrierbarkeit problemlos möglich“, weiß Andreas Fräder.

Wie hilft uns ADITO unsere Ziele zu erreichen

bott lebt vom Kontakt mit sehr vielen Kunden in sehr vielen verschiedenen Branchen. Das Geschäft wird vor allem mit vielen kleinen Aufträgen gemacht. Und genau das war die Herausforderung.
ADITO hilft dem Verkäufer, den Überblick zu behalten, seine Aktivitäten gezielt zu planen und mit geringem Aufwand zu dokumentieren. In gemeinsamen Workshops wurden die Prozesse in ADITO so optimiert, dass ein schlankes und effizientes Arbeiten des Verkaufs im Außen- und Innendienst ermöglicht wird.
Durch den browserbasierten Aufbau der Software ist die Nutzung von Tablets und Smartphones unterwegs möglich – und dies unabhängig von der verwendeten Hardware – was für das Unternehmen international besonders wichtig ist. Zudem unterstützt das integrierte Kartentool die Reiseplanung. Die konfigurierbaren Dashlets schaffen Übersichtlichkeit und die Suchfunktion bringt die Mitarbeiter schnell zum richtigen Ergebnis.

Was schätzen wir an ADITO

Dank der Transparenz der xRM-Lösung und der Anbindung an das ERP-System können Mitarbeiter verschiedener Abteilungen bei bott kollaborativ in Kundenprojekten zusammenarbeiten. Hat beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter einen Neukundenkontakt angebahnt und geht dann in den Urlaub, kann sein Vertreter nahtlos daran anknüpfen. Dabei nutzt er die konsistente Vertriebsdatenbasis im xRM-System. „Unsere gesamte Mannschaft bis hinein in die Produktion kann sich schnell und einfach Informationen beschaffen. So bekommen wir den nötigen Überblick und bringen Ordnung sowie Systematik in unseren Vertrieb“, erklärt Hans-Gerd Wagner, Leiter Forschung und Entwicklung bei der bott GmbH & Co. KG.

Und mehr noch: Der gesamte Verlauf und Status einer Kundenbeziehung, eines Kontakts oder Projekts wird transparent und nachvollziehbar. Über Wiedervorlagen bis auf Fahrzeugebene wird sichergestellt, dem Kunden rechtzeitig ein entsprechendes Angebot zu unterbreiten. „So haben wir Beschaffungszeiträume und Kauffrequenzen unseres Klientels jederzeit im Blick. Nicht kontaktierte Kunden werden automatisch auf Wiedervorlage gesetzt, was uns als Signal für einen Nachfass-Call dient. So sind wir dank unseres xRM-Systems immer genau im richtigen Augenblick beim Kunden präsent. Dies verschafft uns einen entscheidenden Vorteil gegenüber den Wettbewerbern“, konstatiert Hans-Gerd Wagner.

Warum wir ADITO weiterempfehlen

Nach einem umfassenden Benchmarking setzte sich im Auswahlprozess die xRM-Lösung von ADITO unter mehr als 30 gelisteten Systemen durch. „Die Software erfüllt unsere Anforderungen in idealer Weise und deckt den von uns erwarteten Funktionsumfang komplett ab. Die Flexibilität der Lösung, auf veränderte Anforderungen zu reagieren, hat uns überzeugt. Mit der ADITO Software GmbH steht ein fest am Markt etabliertes Unternehmen hinter der xRM-Lösung – ein ausschlaggebender Faktor für uns, zumal wir viele Lizenzen halten und einen zuverlässigen Service mit ausreichend Manpower benötigen“, erklärt die bott GmbH und Co. KG